Para Dentrix
Vincule el tratamiento aceptado, realizado y cobrado con las campañas y llamadas que trajeron al paciente.
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La brecha
Una primera consulta de un paciente nuevo vale cien dólares. El caso de implante que acepta cuatro meses después vale cuatro mil, y nada le da el crédito al anuncio.
Qué se vendió, a quién y por cuánto.
El clic, la palabra clave, la llamada y cuánto costó cada uno.
El archivo
Tres cosas sostienen la coincidencia: quién, cuánto y cuándo. Todo lo demás es opcional y solo cambia cómo se puede desglosar el informe.
La ficha del paciente. En una clínica dental, el teléfono suele ser el campo más completo.
Lo que efectivamente se cobró, no lo agendado ni lo aceptado. La aceptación y el cobro se separan, y esa separación no es igual en todos los canales.
La fecha en que se realizó o se pagó el trabajo, usada de forma consistente.
Higiene, restauradora, implantes, ortodoncia, estética. Lo suficiente para separar líneas de negocio sin enviar detalle clínico.
Paso a paso
Escrito para quien tiene Dentrix abierto en la pestaña de al lado. Los nombres de los informes varían según la edición, así que cada paso indica qué buscar.
Una fila por paciente o por procedimiento, con un dato de contacto, el monto cobrado y una fecha.
La odontología de alto valor se decide despacio. Un trimestre de datos capta la higiene y pierde los implantes, que es justo lo contrario de lo que usted quiere medir.
El teléfono o el email en cada fila es lo que permite vincular el archivo.
El mapeo se sugiere y usted lo confirma; el mapeo manual siempre está disponible.
La demanda dental llega por teléfono. Una exportación de seguimiento de llamadas, si la tiene, suele ser el segundo archivo más sólido.
Lo que recibe
Ingresos por canal, el número de ventas detrás de cada cifra y un grupo honesto para las que nadie pudo rastrear. Cifras de ejemplo, del caso práctico de la página Clínicas dentales, no de una cuenta de Dentrix.
| Canal | Proporción | Ventas | Ingresos |
|---|---|---|---|
| Google Ads | 38 | $124,800 | |
| Meta Ads | 31 | $54,800 | |
| Email marketing | 14 | $27,400 | |
| Directo / Desconocido | 46 | $97,400 |
Las ventas sin coincidencia quedan en Directo / Desconocido. Nunca se reparten entre los canales pagados para que el total se vea mejor.
El argumento
El marketing dental se vende y se mide por pacientes nuevos. Es contable, es rápido y casi no tiene relación con lo que gana una clínica. Un canal que trae treinta pacientes de higiene y otro que trae ocho que aceptan tratamientos restauradores e implantes se ven idénticos en esa métrica, y no se parecen en nada en ingresos.
La cifra que importa es la producción cobrada por paciente, rastreada hasta el canal que lo trajo. Eso requiere unir el software de gestión de la clínica con los datos de anuncios o llamadas, y es la unión que nadie hace porque los dos sistemas no tienen motivo para hablarse.
Una vez hecha, suele reordenar la lista de canales. Las clínicas descubren con frecuencia que su fuente más barata de pacientes nuevos es su fuente más cara de ingresos.
La odontología de alto valor es una compra meditada. Un paciente viene por una limpieza, le hablan de una corona o un implante, lo piensa, revisa su seguro, pide una segunda opinión y acepta el trimestre siguiente o el posterior.
Como la coincidencia se hace sobre el paciente y no sobre una visita, toda esa producción posterior se acredita al canal que lo trajo la primera vez. No hay ventana de atribución y nada se deprecia: la persona del archivo de consultas de abril y la del archivo de producción de septiembre son la misma, así que se establece la coincidencia.
Los planes de tratamiento se aceptan y luego no se agendan; se agendan y luego se cancelan; se realizan y luego no se pagan. Si los pacientes de un canal aceptan con entusiasmo y pagan mal, un informe basado en el tratamiento aceptado lo pondrá primero y estará equivocado.
Exportar la producción cobrada es la corrección. También hace que el informe se pueda conciliar con las cifras de la propia clínica, que es lo que permite repetirlo en una reunión de socios en lugar de quedar como una curiosidad aislada.
Un dato de contacto, un monto y una fecha. Opcionalmente una categoría de procedimiento, para evaluar la higiene y los implantes por separado. Ninguna nota clínica, ningún diagnóstico, ningún detalle del tratamiento más allá de esa categoría: la coincidencia no lee nada de eso y nada de eso debería estar en la exportación.
Los datos se cifran en tránsito y en reposo, se aíslan por espacio de trabajo y se eliminan con un clic, con un DPA disponible. Qué normas se aplican a una clínica en particular es algo que deben determinar esa clínica y sus asesores; nunca vemos sus historias clínicas.
Una campaña de recordatorio que trae de vuelta a un paciente inactivo para una limpieza es valiosa, pero no es adquisición de pacientes nuevos. Si los pacientes reactivados se cuentan como conversiones en el mismo informe que los pacientes de primera vez, el costo por paciente nuevo baja y deja de significar algo.
Sepárelos en la exportación con una columna de nuevo frente a existente. Así la adquisición se evalúa por pacientes realmente nuevos y su producción, y la reactivación se evalúa en sus propios términos, que suelen ser un retorno mucho mejor con un techo mucho más bajo.
La mayoría de las clínicas nunca vio esas dos cifras por separado, y la relación entre ellas es una de las cosas más útiles que esto produce.
Preguntas justas
Y una buena clínica lo registra. Esto contrasta ese registro con la producción cobrada y agrega la campaña que hay detrás, algo que ese campo no puede guardar.
No necesita serlo. Si exporta producción y cobros con un dato de contacto del paciente y una fecha, ese es el archivo.
Entonces el informe lo mostrará con claridad, y podrá dimensionar el presupuesto pago frente a eso en lugar de adivinar.
Producción y cobros por paciente: un teléfono o email, el monto cobrado y una fecha.
Cobrado. El paso de la aceptación al cobro varía según el canal, y usar lo aceptado oculta esa diferencia.
Sí, con una columna de categoría de procedimiento: es el corte más útil de este informe.
Al menos doce meses, porque los casos de alto valor se aceptan despacio.
No. Un dato de contacto, un monto, una fecha y, opcionalmente, una categoría de procedimiento.
No es obligatorio, pero las consultas dentales son en su inmensa mayoría llamadas, así que es el segundo archivo más sólido.
Sí, con una columna de sede, en el plan Growth y superiores.
Sí, y se acreditan al canal que trajo originalmente al paciente.
No. Esto funciona con una exportación CSV.
Cifrados en tránsito y en reposo, aislados por espacio de trabajo, eliminables con un clic, con DPA disponible.
Sí, con una columna de nuevo frente a existente. Mezclarlos hace que el costo por paciente nuevo pierda sentido.
Aparecen con la producción que generaron, que puede ser solo una consulta. Esa es la cifra honesta para ese canal.
En varias, como pagos asociados al paciente. Así los ingresos se acreditan al canal original a medida que efectivamente se cobran.
Sí, si exporta tanto el tratamiento presentado como el cobrado. La distancia entre ambos varía mucho según la fuente.
Suba una lista de referidos como archivo de origen y se clasificará por producción cobrada junto a los canales pagos.
Por sector
Cómo se ve el informe una vez cargada la exportación, escrito para cada uno.
Otros sistemas
¿Usa más de un sistema o está comparando? El método es el mismo; las columnas, no.
Dentrix y los demás nombres de productos y logotipos de esta página pertenecen a sus propietarios y se muestran para identificar el software del que procede un archivo. CloseRev no está afiliada a ellos ni cuenta con su respaldo, y no se conecta a ninguno: lee un archivo que usted exporta.
Empiece hoy
Nada que instalar en Dentrix, sin clave de API y sin necesidad de haber rastreado nada hasta ahora. El año pasado funciona igual de bien que este mes.
