Welche Kampagnen haben Behandlungen gebracht, die tatsächlich bezahlt wurden?

Zahnarztmarketing wird über Neupatienten verkauft und gemessen. Die Zahl ist zählbar, sie ist schnell verfügbar, und sie hat fast nichts mit dem zu tun, was eine Praxis verdient. Ein Kanal, der dreißig Prophylaxepatienten bringt, und einer, der acht bringt, die zahnerhaltende und implantologische Behandlungen annehmen, sehen nach dieser Kennzahl gleich aus – beim Umsatz liegen sie weit auseinander.

Die entscheidende Zahl ist der vereinnahmte Umsatz pro Patient, zurückgeführt auf den Kanal, der ihn gebracht hat. Das ist eine Verknüpfung zwischen Praxisverwaltungssoftware und Anzeigen- oder Anrufdaten – und genau die stellt niemand her, weil die beiden Systeme keinen Grund haben, miteinander zu sprechen.

Ist sie einmal hergestellt, ändert sie meist die Rangfolge der Kanäle. Praxen stellen regelmäßig fest, dass ihre günstigste Quelle für Neupatienten ihre teuerste Quelle für Umsatz ist.

Hochwertige Zahnmedizin ist eine überlegte Anschaffung. Ein Patient kommt zur professionellen Zahnreinigung, hört von einer Krone oder einem Implantat, denkt darüber nach, prüft seine Versicherung, holt eine Zweitmeinung ein und nimmt im nächsten oder übernächsten Quartal an.

Weil die Zuordnung über den Patienten läuft und nicht über einen Besuch, wird der gesamte spätere Umsatz dem Kanal gutgeschrieben, der ihn beim ersten Mal gebracht hat. Es gibt kein Attributionsfenster, und nichts wird abgewertet: Die Person in der Anfragedatei vom April und die Person in der Umsatzdatei vom September sind dieselbe, also wird die Zuordnung hergestellt.

Behandlungspläne werden angenommen und dann nicht terminiert; terminiert und dann abgesagt; durchgeführt und dann nicht bezahlt. Wenn die Patienten eines Kanals begeistert annehmen und schlecht zahlen, setzt ein Bericht auf Basis angenommener Behandlungen diesen Kanal auf Platz eins – und liegt falsch.

Den vereinnahmten Umsatz zu exportieren ist die Korrektur. Außerdem lässt sich der Bericht so mit den eigenen Zahlen der Praxis abgleichen – das macht ihn in der Gesellschafterrunde wiederholbar statt zu einer interessanten Einmalaktion.

Eine Kontaktangabe, einen Betrag und ein Datum. Optional eine Behandlungskategorie, damit Prophylaxe und Implantate getrennt bewertet werden können. Keine klinischen Notizen, keine Diagnosen, keine Behandlungsdetails über diese Kategorie hinaus – nichts davon wird von der Zuordnung gelesen, und nichts davon sollte im Export stehen.

Die Daten sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, pro Arbeitsbereich isoliert und mit einem Klick löschbar, ein DPA ist verfügbar. Welche Regeln für eine bestimmte Praxis gelten, klären diese Praxis und ihre Berater; wir sehen Ihre Unterlagen nie.

Eine Recall-Kampagne, die einen abgesprungenen Patienten zur Prophylaxe zurückholt, ist wertvoll, aber keine Neupatientengewinnung. Werden reaktivierte Patienten im selben Bericht wie Erstpatienten als Conversions gezählt, sinken die Kosten pro Neupatient – und bedeuten nichts mehr.

Trennen Sie beides schon im Export mit einer Spalte für Neu- oder Bestandspatient. Die Neugewinnung wird dann nach echten Neupatienten und deren Umsatz bewertet, die Reaktivierung nach ihren eigenen Maßstäben – meist mit deutlich besserer Rendite und deutlich niedrigerer Obergrenze.

Die meisten Praxen haben diese beiden Zahlen noch nie getrennt gesehen, und das Verhältnis zwischen ihnen gehört zu den nützlicheren Ergebnissen, die hier entstehen.