Für Dentrix
Ordnen Sie angenommene, abgeschlossene und bezahlte Behandlungen den Kampagnen und Anrufen zu, die den Patienten gebracht haben.
CloseRev liest einen Dentrix-Export der vereinnahmten Produktion – Patientenkontakt, den vereinnahmten Betrag und das Behandlungsdatum – und verbindet ihn mit den Anrufen und Formularen, die die Buchung erzeugt haben. Für eine Praxis ist der Unterschied zwischen gebuchtem Termin und vereinnahmter Produktion die ganze Frage, und genau diese Hälfte sieht Werbeberichterstattung nie. Produktion ohne passenden Lead erscheint als Direkt / Unbekannt.
Seite aktualisiert am 24. September 2026.
Die Lücke
Eine Erstuntersuchung ist hundert Dollar wert. Der Implantatfall, den der Patient vier Monate später annimmt, ist viertausend wert – und nichts schreibt ihn der Anzeige gut.
Was verkauft wurde, an wen und für wie viel.
Der Klick, das Keyword, der Anruf und was jedes davon gekostet hat.
Die Datei
Drei Dinge tragen die Zuordnung: wer, wie viel und wann. Alles andere ist optional und ändert nur, wie sich der Bericht aufschlüsseln lässt.
Der Patientendatensatz. In einer Zahnarztpraxis ist die Telefonnummer meist das vollständiger gepflegte Feld.
Was tatsächlich eingenommen wurde, nicht was geplant oder angenommen war. Annahme und Zahlung gehen auseinander, und diese Abweichung ist nicht bei allen Kanälen gleich.
Das Datum, an dem die Behandlung erbracht oder bezahlt wurde, einheitlich verwendet.
Die Praxis, die der Patient besucht, als Standort zugeordnet – für Gruppen mit mehr als einer. Nichts über die Behandlung des Patienten gehört in diese oder eine andere Spalte.
Schritt für Schritt
Geschrieben für alle, die Dentrix im Nachbar-Tab geöffnet haben. Berichtsnamen unterscheiden sich je nach Edition, deshalb sagt jeder Schritt, wonach Sie suchen.
Eine Zeile pro Patient oder pro Behandlung, mit einer Kontaktangabe, dem vereinnahmten Betrag und einem Datum.
Hochwertige Zahnmedizin wird langsam entschieden. Ein Quartal an Daten erfasst die Prophylaxe und verfehlt die Implantate – das Gegenteil dessen, was Sie messen wollen.
Telefonnummer oder E‑Mail in jeder Zeile machen die Datei zuordenbar.
Die Zuordnung der Spalten wird vorgeschlagen, und Sie bestätigen sie; die manuelle Zuordnung steht immer zur Verfügung.
Zahnmedizinische Nachfrage kommt per Telefon. Ein Anruf-Tracking-Export, wo vorhanden, kommt neben den Werbe-Exporten in die Lead-Datei, mit der Quelle in jeder Zeile.
Was zurückkommt
Umsatz nach Kanal, die Zahl der Verkäufe hinter jedem Wert und eine ehrliche Kategorie für alles, was niemand zuordnen konnte. Beispielzahlen aus dem durchgerechneten Beispiel der Seite Zahnarztpraxen – nicht aus einem Dentrix-Konto.
| Kanal | Anteil | Verkäufe | Umsatz |
|---|---|---|---|
| Google Ads | 38 | $124,800 | |
| Meta Ads | 31 | $54,800 | |
| E‑Mail-Marketing | 14 | $27,400 | |
| Direkt / Unbekannt | 46 | $97,400 |
Nicht zugeordnete Verkäufe bleiben unter Direkt / Unbekannt. Sie werden nie auf die bezahlten Kanäle verteilt, damit die Summe besser aussieht.
Das Argument
Zahnarztmarketing wird über Neupatienten verkauft und gemessen. Die Zahl ist zählbar, sie ist schnell verfügbar, und sie hat fast nichts mit dem zu tun, was eine Praxis verdient. Ein Kanal, der dreißig Prophylaxepatienten bringt, und einer, der acht bringt, die zahnerhaltende und implantologische Behandlungen annehmen, sehen nach dieser Kennzahl gleich aus – beim Umsatz liegen sie weit auseinander.
Die entscheidende Zahl ist der vereinnahmte Umsatz pro Patient, zurückgeführt auf den Kanal, der ihn gebracht hat. Das ist eine Verknüpfung zwischen Praxisverwaltungssoftware und Anzeigen- oder Anrufdaten – und genau die stellt niemand her, weil die beiden Systeme keinen Grund haben, miteinander zu sprechen.
Ist sie einmal hergestellt, kann sie die Kanalliste neu ordnen: Die günstigste Quelle neuer Patienten kann sich als die teuerste Umsatzquelle herausstellen.
Hochwertige Zahnmedizin ist eine überlegte Anschaffung. Ein Patient kommt zur professionellen Zahnreinigung, hört von einer Krone oder einem Implantat, denkt darüber nach, prüft seine Versicherung, holt eine Zweitmeinung ein und nimmt im nächsten oder übernächsten Quartal an.
Weil die Zuordnung über den Patienten läuft und nicht über einen Besuch, wird der gesamte spätere Umsatz dem Kanal gutgeschrieben, der ihn beim ersten Mal gebracht hat. Es gibt kein Attributionsfenster, und nichts wird abgewertet: Die Person in der Anfragedatei vom April und die Person in der Umsatzdatei vom September sind dieselbe, also wird die Zuordnung hergestellt.
Behandlungspläne werden angenommen und dann nicht terminiert; terminiert und dann abgesagt; durchgeführt und dann nicht bezahlt. Wenn die Patienten eines Kanals begeistert annehmen und schlecht zahlen, setzt ein Bericht auf Basis angenommener Behandlungen diesen Kanal auf Platz eins – und liegt falsch.
Den vereinnahmten Umsatz zu exportieren ist die Korrektur. Außerdem lässt sich der Bericht so mit den eigenen Zahlen der Praxis abgleichen – das macht ihn in der Gesellschafterrunde wiederholbar statt zu einer interessanten Einmalaktion.
Eine Kontaktangabe, ein Betrag und ein Datum, dazu der Standort, wenn die Gruppe mehrere hat. Keine klinischen Notizen, keine Diagnosen, keine Behandlungsdetails und kein Leistungsbereich: Nichts davon wird von der Zuordnung gelesen, und nichts davon gehört in den Export.
Die Daten sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, pro Arbeitsbereich isoliert und mit einem Klick löschbar, ein DPA ist verfügbar. CloseRev unterzeichnet keine HIPAA Business Associate Agreements und ist nicht für geschützte Gesundheitsinformationen gebaut; was der Export enthalten darf, klärt die Praxis mit den Verantwortlichen für Compliance, bevor etwas hochgeladen wird.
Eine Recall-Kampagne, die einen abgesprungenen Patienten zur Prophylaxe zurückholt, ist wertvoll, aber keine Neupatientengewinnung. Werden reaktivierte Patienten im selben Bericht wie Erstpatienten als Conversions gezählt, sinken die Kosten pro Neupatient – und bedeuten nichts mehr.
Kennzeichnen Sie sie im Export mit einer Spalte neu gegenüber bestehend, als Produkt / Leistung zugeordnet; dann zeigt der Bericht, wie viel Produktion jede Gruppe gebracht hat und wie viel davon einem Kanal zugeordnet werden konnte. Ein reaktivierter Patient wird weiterhin dem frühesten Lead gutgeschrieben, den die Datei für ihn enthält – halten Sie Recall-Kampagnen also aus der Lead-Datei heraus oder führen Sie sie unter einem eigenen Quellnamen, wenn es um Neugewinnung geht.
Diese beiden Zahlen getrennt zu sehen, und das Verhältnis zwischen ihnen, gehört zum Nützlichsten, was dabei herauskommt.
Berechtigte Fragen
Und eine gute Praxis hält das fest. Hier wird dieser Eintrag mit dem vereinnahmten Umsatz abgeglichen und um die Kampagne dahinter ergänzt, die das Feld nicht abbilden kann.
Das muss sie auch nicht sein. Wenn sie Leistungen und Zahlungseingänge mit einer Kontaktangabe des Patienten und einem Datum exportiert, ist das die Datei.
Dann zeigt der Bericht das klar, und Sie können das bezahlte Budget daran bemessen, statt zu raten.
Leistungen und Zahlungseingänge je Patient: Telefonnummer oder E‑Mail, den vereinnahmten Betrag und ein Datum.
Bezahlte. Der Weg von der Annahme zur Zahlung unterscheidet sich je nach Kanal, und angenommene Behandlungen verschleiern diesen Unterschied.
Nicht in CloseRev: Eine Spalte für Prophylaxe oder Implantat in der Zeile jedes Patienten würde Gesundheitsinformationen in die Datei bringen. Der Bericht über die ganze Praxis erfasst die Implantatfälle trotzdem – eine Datei über ein Jahr reicht bis zu ihnen –, und eine Standortspalte teilt ihn nach Praxis auf.
Mindestens zwölf Monate, weil hochwertige Fälle langsam angenommen werden.
Nein. Eine Kontaktangabe, ein Betrag, ein Datum und der Standort, wenn Sie mehrere haben.
Nicht zwingend, aber zahnärztliche Anfragen sind ganz überwiegend Anrufe, daher ist es die stärkste zweite Datei.
Ja – ordnen Sie eine Standortspalte als Standort zu.
Ja, und er wird dem Kanal gutgeschrieben, der den Patienten ursprünglich gebracht hat.
Nein. Das funktioniert mit einem CSV-Export.
CloseRev unterzeichnet keine HIPAA Business Associate Agreements und ist nicht für geschützte Gesundheitsinformationen gebaut. Exportieren Sie aus Dentrix nur nicht-klinische Felder – eine Telefonnummer oder E‑Mail, den Betrag und das Datum –, niemals Diagnosen, Behandlungen oder Notizen. Wenn diese Kontaktfelder nach Ihren Pflichten als PHI gelten, sprechen Sie zuerst mit den Verantwortlichen für Compliance.
Ja, mit einer Spalte für Neu- oder Bestandspatient. Werden beide vermischt, sind die Kosten pro Neupatient bedeutungslos.
Sie erscheinen mit dem Umsatz, den sie erzeugt haben – vielleicht nur eine Untersuchung. Das ist die ehrliche Zahl für diesen Kanal.
Als viele, als Zahlungen zum Patienten. So wird der Umsatz dem ursprünglichen Kanal gutgeschrieben, sobald er tatsächlich eingeht.
Nicht direkt. Die Verkaufsdatei enthält vereinnahmte Produktion, eine Zeile pro Verkauf, und vorgeschlagene Behandlung ist kein Umsatz. Pro Kanal zeigt der Bericht die Leads neben der vereinnahmten Produktion.
Geben Sie Patientenempfehlungen in der Lead-Datei einen eigenen Quellnamen, dann werden sie neben den bezahlten Kanälen nach vereinnahmter Produktion eingeordnet.
Nach Branche
Wie der Bericht aussieht, sobald der Export drin ist – für jede Branche eigens geschrieben.
Andere Systeme
Mehrere Systeme im Einsatz oder im Vergleich? Die Methode ist dieselbe, die Spalten sind es nicht.
Dentrix und die anderen Produktnamen und Logos auf dieser Seite gehören ihren Inhabern und dienen nur dazu, die Software zu kennzeichnen, aus der eine Datei stammt. CloseRev ist mit ihnen nicht verbunden oder von ihnen empfohlen und verbindet sich mit keinem davon: CloseRev liest eine Datei, die Sie exportieren.
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Nichts in Dentrix zu installieren, kein API-Schlüssel, und Sie müssen bisher nichts getrackt haben. Das Vorjahr funktioniert so gut wie dieser Monat.
