Pour Dentrix
Rapprochez les soins acceptés, réalisés et encaissés des campagnes et des appels qui ont amené le patient.
CloseRev lit un export Dentrix de la production encaissée – la coordonnée du patient, le montant encaissé et la date de l’acte – et le relie aux appels et aux formulaires qui ont produit le rendez-vous. Pour un cabinet, toute la question tient dans la différence entre un rendez-vous pris et une production encaissée, et c’est la moitié que le reporting publicitaire ne voit jamais. La production qui ne correspond à aucun lead est déclarée en Direct / Inconnu.
Dernière vérification par rapport à la documentation de Dentrix : 24 septembre 2026.
Le fossé
Un premier bilan vaut cent dollars. L’implant que le patient accepte quatre mois plus tard en vaut quatre mille, et rien n’en crédite la publicité.
Ce qui a été vendu, à qui, et pour combien.
Le clic, le mot-clé, l’appel, et ce que chacun a coûté.
Le fichier
Trois éléments portent le rapprochement : qui, combien et quand. Le reste est facultatif et ne change que la façon de découper le rapport.
La fiche patient. Dans un cabinet dentaire, le téléphone est généralement le champ le mieux renseigné.
Ce qui a réellement été encaissé, pas ce qui a été planifié ou accepté. Acceptation et encaissement divergent, et pas de la même façon d’un canal à l’autre.
La date à laquelle le soin a été réalisé ou payé, utilisée de façon constante.
Hygiène, soins conservateurs, implantologie, orthodontie, esthétique. De quoi séparer les activités sans transmettre de détail clinique.
Pas à pas
Écrit pour quelqu’un qui a Dentrix ouvert dans l’onglet d’à côté. Les noms des rapports varient selon l’édition : chaque étape dit ce qu’il faut chercher.
Une ligne par patient ou par acte, avec une coordonnée, le montant encaissé et une date.
La dentisterie à forte valeur se décide lentement. Un trimestre de données capte l’hygiène et manque les implants : l’inverse de ce que vous voulez mesurer.
Un téléphone ou un e‑mail sur chaque ligne, c’est ce qui rend le fichier rapprochable.
L’association des colonnes est proposée et vous la confirmez ; l’association manuelle reste toujours disponible.
La demande dentaire arrive par téléphone. Un export de call tracking, si vous en avez un, est généralement le second fichier le plus solide.
Ce que vous obtenez
Le chiffre d’affaires par canal, le nombre de ventes derrière chaque chiffre, et une catégorie honnête pour celles que personne n’a pu tracer. Chiffres d’exemple, tirés du cas détaillé de la page Dentistes – pas d’un compte Dentrix.
| Canal | Part | Ventes | CA |
|---|---|---|---|
| Google Ads | 38 | $124,800 | |
| Meta Ads | 31 | $54,800 | |
| Marketing par e‑mail | 14 | $27,400 | |
| Direct / Inconnu | 46 | $97,400 |
Les ventes non rapprochées restent dans « Direct / Inconnu ». Elles ne sont jamais réparties entre les canaux payants pour embellir le total.
L’argument
Le marketing dentaire se vend et se mesure en nouveaux patients. C’est un chiffre facile à compter, rapide, et presque sans rapport avec ce que gagne un cabinet. Un canal qui amène trente patients pour de l’hygiène et un canal qui en amène huit qui acceptent des soins conservateurs et des implants sont identiques sur cet indicateur, et très loin l’un de l’autre en chiffre d’affaires.
Le chiffre qui compte, c’est la production encaissée par patient, rattachée au canal qui a amené ce patient. Il faut pour cela relier le logiciel de gestion du cabinet aux données publicitaires ou d’appels, et c’est une jointure que personne ne fait, parce que les deux systèmes n’ont aucune raison de se parler.
Une fois faite, elle réordonne généralement la liste des canaux. Les cabinets découvrent régulièrement que leur source de nouveaux patients la moins chère est leur source de chiffre d’affaires la plus coûteuse.
La dentisterie à forte valeur est un achat réfléchi. Un patient vient pour un détartrage, entend parler d’une couronne ou d’un implant, y réfléchit, vérifie ce que son assurance couvre, demande un second avis, et accepte le trimestre suivant ou celui d’après.
Comme la correspondance se fait sur le patient et non sur une visite, toute cette production ultérieure crédite le canal qui l’a amené la première fois. Il n’y a pas de fenêtre d’attribution et rien ne s’érode : la personne du fichier de demandes d’avril et celle du fichier de production de septembre sont la même personne, et la correspondance est établie.
Des plans de traitement sont acceptés puis jamais programmés ; programmés puis annulés ; réalisés puis jamais payés. Si les patients d’un canal acceptent avec enthousiasme et paient mal, un rapport fondé sur les soins acceptés le classera premier, et il se trompera.
Exporter la production encaissée corrige cela. Le rapport devient aussi rapprochable des chiffres du cabinet, et c’est ce qui permet de le reprendre en réunion d’associés au lieu d’en faire une curiosité ponctuelle.
Une coordonnée, un montant et une date. Si vous le souhaitez, une catégorie d’acte, pour juger séparément l’hygiène et les implants. Ni notes cliniques, ni diagnostics, ni détail des soins au-delà de cette catégorie – rien de tout cela n’est lu par le rapprochement, et rien de tout cela ne devrait figurer dans l’export.
Les données sont chiffrées en transit et au repos, isolées par espace de travail et supprimables en un clic, avec un DPA à disposition. Les règles applicables à un cabinet donné relèvent de ce cabinet et de ses conseils ; nous ne voyons jamais vos dossiers.
Une campagne de rappel qui fait revenir un patient perdu de vue pour une séance d’hygiène a de la valeur, mais ce n’est pas de l’acquisition de nouveaux patients. Si les patients réactivés sont comptés comme des conversions dans le même rapport que les premières visites, le coût par nouveau patient baisse et ne veut plus rien dire.
Séparez-les dès l’export avec une colonne nouveau ou existant. L’acquisition est alors jugée sur des patients réellement nouveaux et leur production, et la réactivation sur ses propres critères – en général un bien meilleur rendement, avec un plafond bien plus bas.
La plupart des cabinets n’ont jamais vu ces deux chiffres séparément, et le rapport entre eux est l’une des informations les plus utiles que produit CloseRev.
Questions légitimes
Et un bon cabinet le note. CloseRev confronte cette information à la production encaissée et y ajoute la campagne qui se trouve derrière, ce que ce champ ne peut pas contenir.
Il n’a pas besoin de l’être. S’il exporte la production et les encaissements avec une coordonnée du patient et une date, c’est le bon fichier.
Alors le rapport le montrera clairement, et vous pourrez dimensionner le budget payant en conséquence au lieu de deviner.
La production et les encaissements par patient : un téléphone ou un e‑mail, le montant encaissé et une date.
Encaissés. Le passage de l’acceptation à l’encaissement varie selon le canal, et les soins acceptés masquent cette différence.
Oui, avec une colonne catégorie d’acte – c’est le découpage le plus utile de ce rapport.
Au moins douze mois, parce que les traitements à forte valeur sont acceptés lentement.
Non. Une coordonnée, un montant, une date et, si vous le souhaitez, une catégorie d’acte.
Ce n’est pas obligatoire, mais les demandes dentaires arrivent très majoritairement par téléphone : c’est donc le second fichier le plus solide.
Oui, avec une colonne site, à partir de la formule Growth.
Oui, et il crédite le canal qui a amené le patient à l’origine.
Non. Tout part d’un export CSV.
Un export de production avec une coordonnée, un montant et une date. Ni dossier clinique, ni imagerie, ni plan de traitement, ni information d’assurance – le rapprochement n’en a aucun usage. Ce que vous importez est chiffré en transit et au repos, cantonné à l’espace de travail de votre cabinet, et effacé avec son import.
Oui, avec une colonne nouveau ou existant. Les mélanger vide de son sens le coût par nouveau patient.
Ils apparaissent avec la production qu’ils ont générée, qui peut se limiter à un bilan. C’est le chiffre honnête pour ce canal.
En plusieurs, comme des paiements rattachés au patient. Ainsi, le chiffre d’affaires crédite le canal d’origine au fur et à mesure qu’il est réellement encaissé.
Oui, si vous exportez à la fois les traitements présentés et les traitements encaissés. L’écart entre les deux varie fortement selon la source.
Importez une liste de recommandations comme fichier source : elle est classée sur la production encaissée, à côté des canaux payants.
Par métier
À quoi ressemble le rapport une fois l’export importé, écrit pour chacun d’eux.
Autres systèmes
Vous utilisez plusieurs systèmes, ou vous comparez ? La méthode est la même, les colonnes ne le sont pas.
Dentrix et les autres noms de produits et logos de cette page appartiennent à leurs propriétaires et servent à identifier le logiciel d’où provient un fichier. CloseRev n’est ni affilié à eux ni approuvé par eux, et ne se connecte à aucun d’eux : il lit un fichier que vous exportez.
Commencez aujourd’hui
Rien à installer dans Dentrix, aucune clé API, et aucun besoin d’avoir suivi quoi que ce soit jusqu’ici. L’an dernier marche aussi bien que ce mois-ci.
