Per Dentrix
Abbina i trattamenti accettati, completati e incassati alle campagne e alle chiamate che hanno portato il paziente.
CloseRev legge un’esportazione Dentrix della produzione incassata (recapito del paziente, importo incassato e data della prestazione) e la unisce alle chiamate e ai moduli da cui è nata la prenotazione. Per uno studio, la differenza tra un appuntamento prenotato e la produzione incassata è tutta la questione, ed è la metà che i report pubblicitari non vedono mai. La produzione che non corrisponde a nessun lead finisce in Diretto / Sconosciuto.
Pagina aggiornata il 24 settembre 2026.
Il divario
La prima visita di un nuovo paziente vale cento dollari. Il caso implantare che accetta quattro mesi dopo ne vale quattromila, e niente lo accredita all’annuncio.
Cosa è stato venduto, a chi e per quanto.
Il clic, la parola chiave, la chiamata e quanto è costato ciascuno.
Il file
Tre elementi determinano l’abbinamento: chi, quanto e quando. Tutto il resto è facoltativo e cambia solo il modo in cui il report può essere suddiviso.
La scheda del paziente. In uno studio dentistico il telefono è di solito il campo più completo.
Quello che è stato davvero incassato, non quello in agenda o accettato. Accettazione e incasso divergono, e la divergenza non è uguale per tutti i canali.
La data in cui il lavoro è stato eseguito o pagato, usata in modo coerente.
Lo studio frequentato dal paziente, mappato come Sede, per un gruppo con più di uno studio. Niente sul lavoro eseguito sul paziente va in questa colonna né in nessun’altra.
Passo dopo passo
Scritto per chi ha Dentrix aperto nella scheda accanto. I nomi dei report variano a seconda dell’edizione, quindi ogni passaggio indica cosa cercare.
Una riga per paziente o per prestazione, con un recapito, l’importo incassato e una data.
L’odontoiatria di alto valore si decide lentamente. Un trimestre di dati cattura l’igiene e perde gli impianti, che è l’opposto di quello che vuoi misurare.
Telefono o email su ogni riga è ciò che rende il file abbinabile.
La mappatura viene proposta e la confermi tu; la mappatura manuale è sempre disponibile.
La domanda odontoiatrica arriva per telefono. Un’esportazione del tracciamento delle chiamate, se ce l’hai, va nel file di lead accanto alle esportazioni degli annunci, con la fonte indicata su ogni riga.
Cosa ricevi
Il fatturato per canale, il numero di vendite dietro ogni cifra e una voce onesta per quelle che nessuno è riuscito a ricondurre. Cifre di esempio, tratte dall’esempio concreto della pagina Studi dentistici, non da un account Dentrix.
| Canale | Quota | Vendite | Fatturato |
|---|---|---|---|
| Google Ads | 38 | $124,800 | |
| Meta Ads | 31 | $54,800 | |
| Email marketing | 14 | $27,400 | |
| Diretto / Sconosciuto | 46 | $97,400 |
Le vendite non abbinate restano in Diretto / Sconosciuto. Non vengono mai distribuite tra i canali a pagamento per far sembrare migliore il totale.
Il ragionamento
Il marketing odontoiatrico si vende e si misura sui nuovi pazienti. È un dato che si conta, che arriva in fretta e che non ha quasi nessuna correlazione con quanto guadagna uno studio. Un canale che porta trenta pazienti per l’igiene e uno che ne porta otto che accettano lavori conservativi e implantari sembrano identici su quella metrica, e sul fatturato non si somigliano per niente.
Il numero che conta è la produzione incassata per paziente, ricondotta al canale che l’ha portato. È un’unione tra il gestionale dello studio e i dati di annunci o chiamate, ed è l’unione che nessuno fa perché i due sistemi non hanno motivo di parlarsi.
Una volta fatta, può cambiare l’ordine dei canali: la fonte di nuovi pazienti più economica può rivelarsi la fonte di fatturato più cara.
L’odontoiatria di alto valore è un acquisto ponderato. Un paziente viene per una pulizia, sente parlare di una corona o di un impianto, ci pensa, controlla la sua assicurazione, chiede un secondo parere e accetta nel trimestre successivo o in quello dopo ancora.
Poiché l’abbinamento avviene sul paziente e non su una visita, tutta quella produzione successiva viene accreditata al canale che l’ha portato la prima volta. Non c’è nessuna finestra di attribuzione e niente si attenua: la persona nel file delle richieste di aprile e quella nel file della produzione di settembre sono la stessa persona, quindi la corrispondenza c’è.
I piani di trattamento vengono accettati e poi non fissati; fissati e poi annullati; completati e poi non pagati. Se i pazienti di un canale accettano con entusiasmo e pagano male, un report basato sui trattamenti accettati lo metterà al primo posto, e sbaglierà.
Esportare la produzione incassata è la correzione. Rende anche il report riconciliabile con i numeri dello studio, ed è questo che lo rende ripetibile in una riunione tra soci invece che una curiosità da una volta sola.
Un recapito, un importo e una data, più lo studio se il gruppo ne ha diversi. Niente note cliniche, diagnosi, dettagli dei trattamenti o linee di servizio: l’abbinamento non legge nulla di tutto questo, e niente di tutto questo dovrebbe essere nell’esportazione.
I dati sono cifrati in transito e a riposo, isolati per workspace ed eliminabili con un clic, con un DPA disponibile. CloseRev non firma Business Associate Agreement HIPAA e non è pensato per le informazioni sanitarie protette, quindi che cosa possa contenere l’esportazione lo devono stabilire lo studio e il suo responsabile della conformità prima di caricare qualsiasi cosa.
Una campagna di richiamo che riporta un paziente inattivo per l’igiene ha valore, ma non è acquisizione di nuovi pazienti. Se i pazienti recuperati vengono contati come conversioni nello stesso report dei pazienti alla prima visita, il costo per nuovo paziente scende e non significa più niente.
Segnali nell’esportazione con una colonna nuovo/esistente mappata come Prodotto / servizio, e il report mostra quanta produzione ha portato ciascun gruppo e quanta è stata ricondotta a un canale. Un paziente recuperato viene comunque accreditato al lead più vecchio che il file contiene per lui, quindi tieni le campagne di richiamo fuori dal file di lead, o sotto un nome di fonte proprio, quando la domanda riguarda l’acquisizione.
Vedere quei due numeri separati, e il rapporto tra loro, è una delle cose più utili che questo produce.
Domande legittime
E uno studio ben gestito lo registra. Qui quel dato viene confrontato con la produzione incassata e si aggiunge la campagna che c’è dietro, che quel campo non può contenere.
Non serve che lo sia. Se esporta produzione e incassi con un recapito del paziente e una data, quello è il file.
Allora il report lo mostrerà chiaramente, e potrai dimensionare il budget a pagamento su quel dato invece di tirare a indovinare.
Produzione e incassi per paziente: un telefono o un’email, l’importo incassato e una data.
Incassati. Il passaggio dall’accettazione all’incasso cambia da canale a canale, e usare l’accettato nasconde questa differenza.
Non in CloseRev: una colonna igiene o impianto sulla riga di ogni paziente metterebbe informazioni sanitarie nel file. Il report sull’intero studio cattura comunque i casi implantari (un file di un anno li raggiunge) e una colonna Sede lo suddivide per studio.
Almeno dodici mesi, perché i casi di alto valore vengono accettati lentamente.
No. Un recapito, un importo, una data e lo studio, se ne hai diversi.
Non è obbligatorio, ma le richieste agli studi dentistici sono quasi tutte telefonate, quindi è il secondo file più forte.
Sì: mappa una colonna della sede come Sede.
Sì, e viene accreditato al canale che ha portato il paziente in origine.
No. Funziona con un’esportazione CSV.
CloseRev non firma Business Associate Agreement HIPAA e non è pensato per le informazioni sanitarie protette. Esporta da Dentrix solo campi non clinici (un telefono o un’email, l’importo e la data), mai diagnosi, trattamenti o note. Se quei campi di contatto rientrano nelle PHI secondo i tuoi obblighi, parlane prima con il tuo responsabile della conformità.
Sì, con una colonna nuovo/esistente. Mescolarli rende il costo per nuovo paziente privo di significato.
Compaiono con la produzione che hanno generato, che può essere solo una visita. È la cifra onesta per quel canale.
Molte, come pagamenti intestati al paziente. Così il fatturato viene accreditato al canale originale man mano che viene effettivamente incassato.
Non direttamente. Il file delle vendite contiene la produzione incassata, una riga per vendita, e un trattamento proposto non è fatturato. Per ogni canale, il report mostra i lead accanto alla produzione incassata.
Dai alle segnalazioni dei pazienti un nome di fonte proprio nel file di lead e vengono messe in classifica per produzione incassata accanto ai canali a pagamento.
Per settore
Com’è il report una volta caricata l’esportazione, spiegato per ciascuno.
Altri sistemi
Usi più di un sistema o stai confrontando? Il metodo è lo stesso, le colonne no.
Dentrix e gli altri nomi di prodotti e loghi in questa pagina appartengono ai rispettivi proprietari e sono mostrati per identificare il software da cui proviene un file. CloseRev non è affiliato a nessuno di loro né ha il loro avallo, e non si collega a nessuno di essi: legge un file che esporti tu.
Inizia oggi
Niente da installare in Dentrix, nessuna chiave API e nessun bisogno di aver tracciato qualcosa finora. L’anno scorso funziona come questo mese.
