La consultation date de mars. L’argent est arrivé en juin, au montant choisi par le payeur.

Le cabinet produit un montant facturé, le payeur produit un montant autorisé, et un paiement finit par arriver qui ne correspond ni à l’un ni à l’autre.

Dans ce domaine, les rapports marketing reposent souvent sur le facturé, parce qu’il est disponible immédiatement et que c’est le plus élevé des trois.

Cela classe les canaux sur ce qui a été facturé plutôt que sur ce qui a été perçu, et l’écart n’est uniforme ni d’un payeur à l’autre ni d’un type de consultation à l’autre.

L’encaissé est la seule base qui résiste à une discussion avec la personne qui dirige le cabinet, et c’est celle qu’utilise ce rapport.

Si vous voulez une vue sur le facturé pour suivre le volume, produisez-la dans un second rapport étiqueté, au lieu de mélanger les bases dans un même classement.

Un patient arrivé en mars génère une demande de remboursement instruite en quelques semaines et payée en quelques mois, parfois en deux fois après un recours.

Regrouper le chiffre d’affaires par date de paiement attribue donc un patient de mars au marketing de juin, ce qui est tout simplement faux.

Conserver la date des soins permet au rapport de regrouper selon l’arrivée du patient, et c’est le regroupement dont une décision de budget a besoin.

Vous obtenez aussi le délai de paiement selon votre répartition de payeurs, un chiffre de trésorerie utile au cabinet indépendamment du marketing.

Un an de données est le minimum pratique, parce qu’un fichier plus court contient surtout des demandes qui n’ont pas fini d’être payées.

Être « in network », c’est-à-dire conventionné avec un assureur, place le cabinet sur une liste dans laquelle les patients choisissent, et une part non négligeable des nouveaux patients arrive par là.

Le coût de ce canal, c’est le tarif négocié : de l’argent bien réel, convenu à l’avance, et jamais comparé à ce que coûte un patient venu d’une campagne payante.

Classer les patients venus de l’annuaire face à ceux venus de la recherche, sur les encaissements, répond à une question dont la plupart des cabinets se sont contentés de débattre.

La réponse varie selon la spécialité et selon le contrat, et c’est précisément pourquoi il faut la mesurer au lieu de la supposer. Un cabinet conventionné avec un payeur à de bonnes conditions et avec un autre à de mauvaises a deux canaux différents sous une même étiquette.

Un patient qui paie lui-même règle à la consultation, au prix fixé par le cabinet. Un patient assuré en paie une fraction, des mois plus tard, au prix fixé par un contrat.

Mélangés, un canal qui amène des patients payant eux-mêmes paraît rapide et modeste, et un canal qui amène des patients assurés paraît lent et important – et aucune de ces deux lectures ne parle de marketing.

Les séparer, quand l’export le permet, donne deux classements honnêtes et supprime l’essentiel de la distorsion liée aux délais.

Pour les cabinets qui ont une activité payée directement par le patient, cette séparation est généralement la raison même de faire l’exercice.

Elle change aussi ce que le cabinet est prêt à payer pour un patient. Un patient en esthétique ou en bien-être qui paie lui-même vaut plusieurs fois une consultation assurée de même durée, et un coût unique par patient le masque complètement.