Per WellSky Personal Care
Unisci la fonte della segnalazione alle ore effettivamente fatturate: l’unione che oggi la maggior parte delle agenzie fa a mano in un foglio di calcolo.
CloseRev legge un’esportazione WellSky Personal Care dei servizi fatturati (recapito dell’assistito o del familiare di riferimento, importo fatturato e data del servizio) e la abbina alle richieste che hanno portato l’assistito. Il fatturato dell’assistenza domiciliare si accumula nel corso dei mesi invece di arrivare in un’unica transazione, quindi il canale che sembra caro per richiesta è spesso il più economico per assistito. Le richieste che non si possono ricondurre a una fonte finiscono in Diretto / Sconosciuto.
Pagina aggiornata il 24 settembre 2026.
Il divario
La fonte della segnalazione è sulla scheda dell’assistito. Le ore fatturate sono nei dati delle visite. Metterle una accanto all’altra è il pomeriggio trimestrale di qualcuno con un foglio di calcolo.
Cosa è stato venduto, a chi e per quanto.
Il clic, la parola chiave, la chiamata e quanto è costato ciascuno.
Il file
Tre elementi determinano l’abbinamento: chi, quanto e quando. Tutto il resto è facoltativo e cambia solo il modo in cui il report può essere suddiviso.
Il contatto sulla scheda dell’assistito. Le famiglie chiamano da un numero e ricevono la fattura a un altro indirizzo, quindi il telefono è di solito la chiave più affidabile.
Gli addebiti delle visite o il fatturato emesso. Le sole ore non sono confrontabili tra fasce tariffarie diverse; i soldi sì.
Quella che riconosce la tua fatturazione, usata in modo coerente tra un caricamento e l’altro.
Mappato come Sede, per un’agenzia con più di un ufficio. Il pagatore resta fuori dal file: un’assegnazione a un waiver o alla VA sulla riga di un assistito dice qualcosa sui suoi bisogni di assistenza, cioè un’informazione sanitaria che CloseRev non accetta. Escludi invece quegli assistiti prima dell’esportazione.
Passo dopo passo
Scritto per chi ha WellSky Personal Care aperto nella scheda accanto. I nomi dei report variano a seconda dell’edizione, quindi ogni passaggio indica cosa cercare.
Una riga per assistito con il recapito e la fonte registrata al primo contatto. È il file che ti dice che cosa pensava chi ha raccolto la richiesta.
Il lato dei soldi: assistito, importo, data. È il file che ti dice che cosa è successo davvero.
I due si uniscono sull’assistito. Quell’unione è ciò che oggi le agenzie fanno a mano, ed è per questo che succede ogni trimestre e non ogni mese.
I record delle piattaforme pubblicitarie e del tracciamento delle chiamate vanno nello stesso file di lead delle fonti di segnalazione degli assistiti, una riga per richiesta con la sua fonte indicata. Un’importazione prende un solo file di lead.
Filtra la fatturazione waiver e VA dall’esportazione prima di caricarla, così il ritorno viene misurato sull’attività a pagamento privato per cui la pubblicità compete. Filtra in WellSky, così nessuna colonna del pagatore arriva mai nel file.
Cosa ricevi
Il fatturato per canale, il numero di vendite dietro ogni cifra e una voce onesta per quelle che nessuno è riuscito a ricondurre. Cifre di esempio, tratte dall’esempio concreto della pagina Assistenza domiciliare privata, non da un account WellSky Personal Care.
| Canale | Quota | Vendite | Fatturato |
|---|---|---|---|
| Google Ads | 23 | $495,500 | |
| Segnalazioni dei professionisti | 29 | $637,000 | |
| Aggregatori di segnalazioni | 13 | $283,000 | |
| Meta Ads | 5 | $118,000 | |
| Diretto / Sconosciuto | 38 | $826,500 |
Le vendite non abbinate restano in Diretto / Sconosciuto. Non vengono mai distribuite tra i canali a pagamento per far sembrare migliore il totale.
Il ragionamento
Un’agenzia di assistenza privata ha tutto ciò che le serve. La scheda del lead contiene una fonte di segnalazione e un numero di telefono. I dati delle visite contengono una tariffa e una data. Quello che manca è un report che li metta sulla stessa riga: fatturato per fonte di segnalazione, in un periodo, per ufficio.
La soluzione di ripiego abituale è proprio quella che ti aspetti: esportare entrambi, aprirli in un foglio di calcolo, abbinare sull’assistito e costruire la tabella a mano. Funziona, richiede un pomeriggio e di conseguenza succede una volta a trimestre, quando succede, che non basta per guidare un budget.
Quell’unione è tutto il lavoro qui. Carica le due esportazioni e la tabella si costruisce da sola, ogni mese, con i record di annunci e chiamate aggiunti al file di lead accanto alle fonti di segnalazione, che è la parte che nessun gestionale per agenzie contiene, in nessun caso.
Una segnalazione da un responsabile delle dimissioni ospedaliere o da un case manager si converte a un tasso che accanto a una richiesta digitale sembrerebbe un errore di battitura. Da dieci a venti richieste web per ogni assistito avviato è normale per la ricerca a pagamento; due o tre è normale per una segnalazione professionale.
Valutali entrambi sul volume di lead e la ricerca a pagamento sembra produttiva. Valutali entrambi sul fatturato e il confronto diventa risolvibile. Qualunque sia la conclusione, è utile: un’agenzia che scopre che il tempo del suo referente sul territorio vale più del suo budget pubblicitario ha imparato qualcosa su cui può agire subito.
Aggiungi le segnalazioni professionali al file di lead con il loro nome di fonte e vengono messe in classifica sullo stesso asse di Google. È il confronto su cui gira davvero l’attività.
Un assistito con dieci ore di compagnia a settimana e uno con assistenza convivente sono una riga ciascuno in un elenco di assistiti e un ordine di grandezza di distanza nel fatturato. Il costo per assistito li valuta allo stesso modo.
Poiché l’abbinamento avviene sull’assistito e il fatturato è l’importo fatturato, il report mette in classifica i canali su ciò che hanno davvero prodotto. Ogni settimana di assistenza successiva viene accreditata al canale che ha portato la richiesta originale, quindi un canale che porta assistiti che restano si distingue da uno che porta assistiti che non restano.
Una parte consistente delle agenzie di assistenza privata sono affiliate in franchising, con una presenza web che vive sul dominio del franchisor. Non possono installare un tag, non possono modificare la pagina e spesso non vedono direttamente gli invii dei moduli.
Possiedono però il numero di telefono e le schede degli assistiti. Poiché questo metodo riconcilia due esportazioni invece di strumentare una pagina, per un affiliato funziona esattamente come per un’agenzia indipendente, cosa abbastanza insolita in questa categoria da meritare di essere detta chiaramente.
Le agenzie di assistenza domiciliare fanno pubblicità per trovare assistiti e per trovare assistenti, spesso nello stesso account e a volte su parole chiave che si sovrappongono. La spesa per il reclutamento è reale e necessaria, e non produce alcun fatturato.
Mescolato in un solo numero, il ritorno sull’acquisizione di assistiti viene sottostimato di tutta la quota andata alle assunzioni, e in un mercato del lavoro difficile quella quota può essere metà del budget. Raggruppa le campagne di reclutamento come fonte a sé, oppure escludile, e la cifra lato assistiti acquista significato.
Un benchmark di settore pubblicato colloca il costo medio di acquisizione di un assistito ben al di sotto di quanto costa di solito la sola ricerca a pagamento in questo settore. Separare i due funnel è di solito il primo passo per capire perché.
Domande legittime
Bene, è il file da cui si parte. Quello che si aggiunge è quanto ogni fonte ha poi fatturato, più la campagna e la parola chiave che stanno sotto una fonte registrata semplicemente come “sito web”.
Se puoi già aprire un report che mostra il fatturato per fonte di segnalazione in un periodo, hai la maggior parte del lavoro. Qui si aggiunge il livello di annunci e chiamate che il gestionale dell’agenzia non riceve mai.
Filtralo dall’esportazione prima di caricarla; niente del pagatore deve arrivare nel file. Un’assegnazione a un waiver non è una conversione di marketing e non deve diluire il ritorno.
Due file: gli assistiti con la loro fonte di segnalazione e il recapito, e le visite fatturate o le fatture con importi e date.
No. Un’importazione ne prende sempre due: il fatturato e le richieste con le loro fonti. Entrambi possono uscire da WellSky.
Sì. Ogni settimana di fatturazione successiva viene accreditata al canale che ha portato la richiesta originale.
Sì: filtrali dall’esportazione della fatturazione, così il ritorno viene misurato sul fatturato a pagamento privato.
Sì: mappa una colonna dell’ufficio o del territorio come Sede.
Non è un problema. Non si installa niente su nessuna pagina: si riconciliano esportazioni e record delle chiamate che possiedi già.
Sì. Le segnalazioni professionali vanno nel file di lead con il loro nome di fonte e vengono messe in classifica con i canali a pagamento in base al fatturato.
Non è obbligatorio, ma le famiglie chiamano invece di compilare moduli, quindi un’esportazione delle chiamate è di solito il secondo file più forte.
CloseRev non firma Business Associate Agreement HIPAA e non è pensato per le informazioni sanitarie protette. Esporta da WellSky solo campi non clinici (un telefono o un’email, l’importo e la data), mai diagnosi, piani di assistenza o note. Se quei campi di contatto rientrano nelle PHI secondo i tuoi obblighi, parlane prima con il tuo responsabile della conformità.
Un’esportazione della fatturazione con un recapito, un importo e una data del servizio. Niente piani di assistenza, note delle visite o schede degli assistenti. Tutto ciò che carichi è cifrato in transito e a riposo, tenuto nel workspace della tua agenzia ed eliminato insieme all’importazione che l’ha creato.
Sì, raggruppando le campagne di reclutamento come fonte a sé o escludendole. Mescolate, sottostimano il ritorno sull’acquisizione di assistiti.
Sì, se l’esportazione copre abbastanza storico. Il fatturato si accumula sull’assistito e viene accreditato alla fonte originale.
Per settore
Com’è il report una volta caricata l’esportazione, spiegato per ciascuno.
Altri sistemi
Usi più di un sistema o stai confrontando? Il metodo è lo stesso, le colonne no.
WellSky Personal Care e gli altri nomi di prodotti e loghi in questa pagina appartengono ai rispettivi proprietari e sono mostrati per identificare il software da cui proviene un file. CloseRev non è affiliato a nessuno di loro né ha il loro avallo, e non si collega a nessuno di essi: legge un file che esporti tu.
Inizia oggi
Niente da installare in WellSky Personal Care, nessuna chiave API e nessun bisogno di aver tracciato qualcosa finora. L’anno scorso funziona come questo mese.
