Welche Kampagnen brachten die Patienten, die auch zahlten?

Eine Praxisverwaltungssoftware bucht am Behandlungstag eine Forderung und vereinnahmt Wochen später einen Teil davon, nach vertraglichen Abschlägen, dem Eigenanteil des Patienten und gelegentlich einem Widerspruch. Die Lücke zwischen gefordertem und vereinnahmtem Betrag ist regelmäßig groß, und sie ist nicht gleichmäßig.

Für die Attribution ist das wichtig, weil sich der Kostenträgermix je nach Kanal unterscheidet. Ein Kanal, der Selbstzahler für ästhetische Behandlungen bringt, und einer, der versicherte Patienten bringt, können identische Forderungen buchen und Beträge vereinnahmen, die nicht im Entferntesten vergleichbar sind. Nach Forderungen sortiert sehen sie gleich aus. Nach Zahlungseingängen sortiert ist der eine doppelt so viel wert wie der andere.

Tebras Encounter-Berichte weisen Zahlungseingänge neben Forderungen aus, was die ehrliche Version dieses Berichts einfach macht. Exportieren Sie die Zahlungseingänge, dann lässt sich die Kanaltabelle mit den eigenen Finanzzahlen der Praxis abgleichen statt mit einer Bruttoforderungssumme, die niemand wiedererkennt.

Tebras Dokumentation weist darauf hin, dass ein Bericht auf Encounter-Basis nicht mit Berichten auf Basis eines Buchungszeitraums übereinstimmt, weil beide bewusst unterschiedlich abgegrenzt sind. Das ist keine Eigenart, sondern der Unterschied zwischen periodengerechter Abgrenzung und Zahlungsfluss, der in einem Berichtsmenü sichtbar wird.

Für die Attribution ist das Leistungsdatum meist die richtige Wahl: Es stellt das Geld neben den Besuch, den das Marketing gebracht hat. Das Buchungsdatum beantwortet stattdessen eine Liquiditätsfrage. Beides funktioniert hier, sofern Sie jedes Mal dasselbe verwenden, und der Bericht gibt an, welches er liest.

Die Zuordnung liest eine Kontaktangabe, einen Betrag und ein Datum. Diagnosen, Notizen und klinische Details werden nicht benötigt, nicht gelesen und sollten nicht im Export stehen. Die einzige optionale Spalte, die sich lohnt, ist der Standort – für Praxen mit mehr als einem.

Die Daten sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, pro Arbeitsbereich isoliert und mit einem Klick löschbar, und wir handeln als Auftragsverarbeiter, ein DPA ist verfügbar. CloseRev unterzeichnet keine HIPAA Business Associate Agreements und ist nicht für geschützte Gesundheitsinformationen gebaut; ob schon eine Kontaktangabe und ein Betrag nach Ihren Pflichten als PHI gelten, klären Sie vor dem ersten Upload mit den Verantwortlichen für Compliance.

Viele unabhängige Praxen betreiben neben der versicherten Arbeit einen Selbstzahlerbereich: Ästhetik in einer dermatologischen Praxis, kosmetische neben medizinischen Eingriffen, Mitgliedschaftsmodelle neben Einzelleistungsabrechnung. Sie werden mit anderen Keywords zu sehr unterschiedlichen Kosten beworben und vereinnahmen zu völlig unterschiedlichen Quoten.

CloseRev trennt sie nicht nach Leistungsbereich oder Kostenträger: Eine Spalte, die festhält, welche Patienten zur ästhetischen Behandlung kamen und welche versichert waren, würde Gesundheitsinformationen in die Datei bringen. Ehrlich bleibt die Rangfolge der ganzen Praxis durch die Zahlungseingänge – jedem Kanal wird gutgeschrieben, was seine Patienten tatsächlich bezahlt haben, nicht was abgerechnet wurde –, auch wenn sie nicht zeigt, wie sich die Summe eines Kanals auf die beiden Bereiche verteilt. Wo jeder Bereich von einem eigenen Standort aus arbeitet, trennt eine Standortspalte sie, ohne etwas über die Versorgung eines Menschen zu sagen.

Wenn die Patienten eines Kanals deutlich häufiger abgelehnt oder abgeschrieben werden als die eines anderen, ist das ein Marketingbefund im Gewand der Abrechnung. Meist bedeutet es, dass der Kanal Patienten bringt, deren Versicherungsschutz nicht zur Leistung passt, oder Selbstzahler, die ihre Ratenpläne nicht zu Ende zahlen.

Weil der Bericht auf Zahlungseingängen statt auf Forderungen beruht, zeigt sich dieser Unterschied automatisch als niedrigerer Umsatz des Kanals. Der Bericht zeigt, dass es so ist, nicht warum; die Abschläge bleiben in Tebra, wo das Abrechnungsteam ihnen nachgehen kann.

Die Lösung, auf die das hindeutet, liegt oft im Targeting statt im Budget – günstiger, als die Ausgaben zu erhöhen oder zu kürzen.