Welche Kampagnen haben die Patienten gebracht, von denen Sie Geld erhalten haben?

Eine Praxisverwaltungssoftware bucht am Behandlungstag eine Forderung und vereinnahmt Wochen später einen Teil davon, nach vertraglichen Abschlägen, dem Eigenanteil des Patienten und gelegentlich einem Widerspruch. Die Lücke zwischen gefordertem und vereinnahmtem Betrag ist regelmäßig groß, und sie ist nicht gleichmäßig.

Für die Attribution ist das wichtig, weil sich der Kostenträgermix je nach Kanal unterscheidet. Ein Kanal, der Selbstzahler für ästhetische Behandlungen bringt, und einer, der versicherte Patienten bringt, können identische Forderungen buchen und Beträge vereinnahmen, die nicht im Entferntesten vergleichbar sind. Nach Forderungen sortiert sehen sie gleich aus. Nach Zahlungseingängen sortiert ist der eine doppelt so viel wert wie der andere.

Tebras Encounter-Berichte weisen Zahlungseingänge neben Forderungen aus, was die ehrliche Version dieses Berichts einfach macht. Exportieren Sie die Zahlungseingänge, dann lässt sich die Kanaltabelle mit den eigenen Finanzzahlen der Praxis abgleichen statt mit einer Bruttoforderungssumme, die niemand wiedererkennt.

Tebras Dokumentation weist darauf hin, dass ein Bericht auf Encounter-Basis nicht mit Berichten auf Basis eines Buchungszeitraums übereinstimmt, weil beide bewusst unterschiedlich abgegrenzt sind. Das ist keine Eigenart, sondern der Unterschied zwischen periodengerechter Abgrenzung und Zahlungsfluss, der in einem Berichtsmenü sichtbar wird.

Für die Attribution ist das Leistungsdatum meist die richtige Wahl: Es stellt das Geld neben den Besuch, den das Marketing gebracht hat. Das Buchungsdatum beantwortet stattdessen eine Liquiditätsfrage. Beides funktioniert hier, sofern Sie jedes Mal dasselbe verwenden, und der Bericht gibt an, welches er liest.

Die Zuordnung liest eine Kontaktangabe, einen Betrag und ein Datum. Diagnosen, Notizen und klinische Details werden nicht benötigt, nicht gelesen und sollten nicht im Export stehen. Eine Spalte für den Leistungsbereich genügt, um Geschäftsbereiche zu trennen.

Die Daten sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, pro Arbeitsbereich isoliert und mit einem Klick löschbar, und wir handeln als Auftragsverarbeiter, ein DPA ist verfügbar. Welche regulatorischen Pflichten für eine bestimmte Praxis gelten, ist eine Frage für diese Praxis und ihre Berater – wir sehen Ihre Unterlagen nie und können das nicht beantworten.

Viele unabhängige Praxen betreiben neben der versicherten Arbeit einen Selbstzahlerbereich: Ästhetik in einer dermatologischen Praxis, kosmetische neben medizinischen Eingriffen, Mitgliedschaftsmodelle neben Einzelleistungsabrechnung. Sie werden mit anderen Keywords zu sehr unterschiedlichen Kosten beworben und vereinnahmen zu völlig unterschiedlichen Quoten.

Eine Spalte für den Leistungsbereich hält sie auseinander. Ohne sie können eine Handvoll Selbstzahlerfälle einen Kanal schönfärben, dessen versichertes Volumen nur einen Bruchteil dessen einbringt, was abgerechnet wurde.

Wenn die Patienten eines Kanals deutlich häufiger abgelehnt oder abgeschrieben werden als die eines anderen, ist das ein Marketingbefund im Gewand der Abrechnung. Meist bedeutet es, dass der Kanal Patienten bringt, deren Versicherungsschutz nicht zur Leistung passt, oder Selbstzahler, die ihre Ratenpläne nicht zu Ende zahlen.

Weil der Bericht auf Zahlungseingängen statt auf Forderungen beruht, zeigt sich dieser Unterschied automatisch als niedrigerer Umsatz des Kanals. Wenn Sie zusätzlich die Abschläge exportieren, sehen Sie auch, warum – nicht nur, dass es so ist.

Praxen, die das feststellen, ändern in der Regel das Targeting statt des Budgets – eine günstigere Lösung, als die Ausgaben zu erhöhen oder zu kürzen.