Quais campanhas trouxeram os pacientes de quem você recebeu?

Um sistema de gestão de consultório lança uma cobrança no dia do atendimento e recebe uma parte dela semanas depois, após o ajuste contratual, a parte que cabe ao paciente e, às vezes, um recurso. A diferença entre o cobrado e o recebido costuma ser grande, e não é uniforme.

Isso importa para a atribuição porque o mix de pagadores varia por canal. Um canal que traz pacientes particulares de estética e um canal que traz pacientes de convênio podem lançar cobranças idênticas e receber valores que não têm nada a ver. Ordenados por cobranças, parecem iguais. Ordenados por recebimentos, um vale o dobro do outro.

Os relatórios por atendimento do Tebra mostram os recebimentos ao lado das cobranças, o que torna simples produzir a versão honesta deste relatório. Exporte os recebimentos e a tabela de canais bate com o financeiro do próprio consultório, e não com um número de cobranças brutas que ninguém reconhece.

A documentação do Tebra avisa que um relatório com escopo por atendimento não vai bater com relatórios baseados num período de lançamento, porque os dois têm escopos diferentes por definição. Não é uma peculiaridade; é a distinção entre regime de competência e regime de caixa aparecendo num menu de relatórios.

Para atribuição, a data do atendimento costuma ser a escolha certa: ela coloca o dinheiro ao lado da consulta que o marketing gerou. A data de lançamento responde a uma pergunta de fluxo de caixa. Qualquer uma funciona aqui, desde que você use sempre a mesma, e o relatório informa qual está lendo.

A correspondência lê um contato, um valor e uma data. Diagnósticos, anotações e detalhes clínicos não são necessários, não são lidos e não devem estar no arquivo. A única coluna opcional que vale a pena incluir é a unidade, para um consultório com mais de uma.

Os dados são criptografados em trânsito e em repouso, isolados por workspace e apagáveis com um clique, e atuamos como operador de dados, com DPA disponível. O CloseRev não assina Business Associate Agreements da HIPAA e não foi feito para informações de saúde protegidas; se até um dado de contato e um valor contam como PHI pelas suas obrigações é uma pergunta para o seu responsável de compliance antes do primeiro envio.

Muitos consultórios independentes mantêm uma linha particular ao lado do trabalho coberto por convênio: estética num consultório de dermatologia, procedimentos estéticos ao lado dos médicos, planos de assinatura ao lado da cobrança por procedimento. Elas são anunciadas com palavras-chave diferentes, a custos muito diferentes, e recebem em taxas completamente diferentes.

O CloseRev não as separa por linha de serviço nem por pagador: uma coluna dizendo quais pacientes vieram por estética e quais tinham convênio colocaria informação de saúde no arquivo. O que mantém honesto o ranking do consultório inteiro são os recebimentos — cada canal é creditado com o que os pacientes dele realmente pagaram, não com o que foi cobrado —, embora isso não mostre como o total de um canal se divide entre as duas linhas. Onde cada linha funciona numa unidade própria, uma coluna mapeada como Local as separa sem descrever o atendimento de ninguém.

Se os pacientes de um canal têm glosas ou baixas numa taxa bem maior do que os de outro, isso é uma descoberta de marketing disfarçada de problema do ciclo de receita. Normalmente significa que o canal está trazendo pacientes cuja cobertura não corresponde ao serviço, ou pacientes particulares que não concluem os parcelamentos.

Como o relatório é montado sobre recebimentos, e não sobre cobranças, essa diferença aparece automaticamente como uma receita menor para o canal. O relatório mostra que isso acontece, não o porquê; os ajustes ficam no Tebra, onde a equipe de faturamento pode rastreá-los.

A correção que isso aponta costuma estar na segmentação, e não na verba, o que é mais barato do que aumentar ou cortar o investimento.