Quelles campagnes ont produit les patients qui ont réellement payé ?

Un logiciel de gestion de cabinet enregistre un montant facturé le jour de l’acte et en encaisse une fraction quelques semaines plus tard, après l’ajustement contractuel, le reste à charge du patient et parfois un recours. L’écart entre facturé et encaissé est couramment important, et il n’est pas uniforme.

Cela compte pour l’attribution, parce que la répartition des payeurs – assureurs d’un côté, patients qui paient eux-mêmes de l’autre – varie selon le canal. Un canal qui amène des patients en esthétique payant eux-mêmes et un canal qui amène des patients assurés peuvent afficher des montants facturés identiques et encaisser des sommes sans aucune commune mesure. Classés sur le facturé, ils se ressemblent. Classés sur l’encaissé, l’un vaut le double de l’autre.

Les rapports de consultations de Tebra affichent les encaissements à côté des montants facturés, ce qui rend la version honnête de ce rapport simple à produire. Exportez les encaissements, et le tableau des canaux se rapproche des comptes du cabinet plutôt que d’un total brut facturé que personne ne reconnaît.

La documentation de Tebra prévient qu’un rapport centré sur les consultations ne concordera pas avec des rapports construits sur une période de comptabilisation, parce que les deux ont, par conception, des périmètres différents. Ce n’est pas une bizarrerie : c’est la distinction entre comptabilité d’engagement et comptabilité de trésorerie qui apparaît dans un menu de rapports.

Pour l’attribution, la date de l’acte est généralement le bon choix : elle place l’argent à côté de la visite que le marketing a produite. La date de comptabilisation répond plutôt à une question de trésorerie. Les deux fonctionnent ici, à condition d’utiliser toujours la même, et le rapport indique laquelle il lit.

Le rapprochement lit une coordonnée, un montant et une date. Les diagnostics, les notes et le détail clinique ne sont pas nécessaires, ne sont pas lus, et ne devraient pas figurer dans l’export. Une colonne ligne d’activité suffit pour séparer les activités.

Les données sont chiffrées en transit et au repos, isolées par espace de travail et supprimables en un clic, et nous agissons en tant que sous-traitant, avec un DPA à disposition. Savoir quelles obligations réglementaires s’appliquent à un cabinet donné est une question pour ce cabinet et ses conseils – nous ne voyons jamais vos dossiers et ne sommes pas en mesure d’y répondre.

Beaucoup de cabinets indépendants mènent une activité payée directement par le patient à côté des soins pris en charge : l’esthétique dans un cabinet de dermatologie, des actes cosmétiques à côté des actes médicaux, un abonnement à côté du paiement à l’acte. Ces activités se commercialisent sur des mots-clés différents, à des coûts très différents, et s’encaissent à des taux totalement différents.

Une colonne ligne d’activité les garde séparées. Sans elle, une poignée de dossiers payés comptant peut flatter un canal dont le volume assuré n’encaisse qu’une fraction de ce qu’il a facturé.

Si les patients d’un canal font l’objet de refus de prise en charge ou de passages en perte nettement plus fréquents que ceux d’un autre, c’est un constat marketing déguisé en problème de cycle de facturation. Cela signifie en général que le canal amène des patients dont la couverture ne correspond pas à l’acte, ou des patients qui paient eux-mêmes et ne vont pas au bout de leur échéancier.

Comme le rapport repose sur les encaissements et non sur les montants facturés, cette différence apparaît automatiquement, sous la forme d’un chiffre d’affaires plus faible pour le canal. Exporter aussi les ajustements vous permet de voir pourquoi, et pas seulement que.

Les cabinets qui le découvrent modifient généralement le ciblage plutôt que le budget – une correction moins coûteuse que d’augmenter ou de réduire les dépenses.