Quali campagne hanno portato i pazienti da cui hai incassato?

Un gestionale per studi medici registra un addebito il giorno della prestazione e ne incassa una parte settimane dopo, dopo la rettifica contrattuale, la quota a carico del paziente e a volte un ricorso. Lo scarto tra addebitato e incassato è spesso grande, e non è uniforme.

Per l’attribuzione conta, perché la composizione dei pagatori cambia da canale a canale. Un canale che porta pazienti estetici che pagano di tasca propria e uno che porta pazienti assicurati possono registrare addebiti identici e incassare importi che non sono neanche lontanamente paragonabili. In classifica per addebiti sembrano uguali. In classifica per incassi, uno vale il doppio dell’altro.

I report di Tebra a livello di visita mostrano gli incassi accanto agli addebiti, e questo rende semplice produrre la versione onesta di questo report. Esporta gli incassi, e la tabella dei canali si riconcilia con i dati finanziari dello studio invece che con una cifra di addebiti lordi che nessuno riconosce.

La documentazione di Tebra avverte che un report basato sulle visite non quadrerà con i report basati su un periodo di registrazione, perché i due hanno per costruzione un perimetro diverso. Non è una stranezza: è la distinzione tra competenza e cassa che si presenta in un menu di report.

Per l’attribuzione la data della prestazione è di solito la scelta giusta: mette i soldi accanto alla visita che il marketing ha portato. La data di registrazione risponde invece a una domanda di flusso di cassa. Qui funzionano entrambe, purché tu usi sempre la stessa, e il report dice quale sta leggendo.

L’abbinamento legge un recapito, un importo e una data. Diagnosi, note e dettagli clinici non servono, non vengono letti e non dovrebbero essere nell’esportazione. L’unica colonna facoltativa che vale la pena aggiungere è la sede, per uno studio che ne ha più di una.

I dati sono cifrati in transito e a riposo, isolati per workspace ed eliminabili con un clic, e agiamo come responsabile del trattamento con un DPA disponibile. CloseRev non firma Business Associate Agreement HIPAA e non è pensato per le informazioni sanitarie protette; se anche solo un recapito e un importo rientrino nelle PHI secondo i tuoi obblighi è una domanda da porre al tuo responsabile della conformità prima del primo caricamento.

Molti studi indipendenti hanno una linea a pagamento diretto accanto al lavoro coperto da assicurazione: l’estetica in uno studio dermatologico, le procedure cosmetiche accanto a quelle mediche, gli abbonamenti accanto alle prestazioni a tariffa. Si promuovono con parole chiave diverse a costi molto diversi e si incassano con percentuali completamente diverse.

CloseRev non le separa per linea di servizio o pagatore: una colonna che indicasse quali pazienti sono venuti per un trattamento estetico e quali erano assicurati metterebbe informazioni sanitarie nel file. Quello che mantiene onesta la classifica dell’intero studio sono gli incassi: a ogni canale va quanto i suoi pazienti hanno davvero pagato, non quanto è stato addebitato, anche se il report non mostra come il totale di un canale si divida tra le due linee. Dove ogni linea opera da una sede propria, una colonna Sede le separa senza descrivere le cure di nessuno.

Se i pazienti di un canale vengono rifiutati o stralciati con una frequenza nettamente più alta di quelli di un altro, è un dato di marketing travestito da problema del ciclo di incasso. Di solito significa che il canale porta pazienti la cui copertura non corrisponde al servizio, o pazienti a pagamento diretto che non completano i piani di pagamento.

Poiché il report si basa sugli incassi e non sugli addebiti, quella differenza compare in automatico come una cifra di fatturato più bassa per il canale. Il report mostra che succede, non perché; le rettifiche restano in Tebra, dove il team di fatturazione può ricostruirle.

La soluzione che ne deriva sta spesso nel targeting più che nel budget, il che costa meno che aumentare o tagliare la spesa.