Para CallRail
CallRail le dice qué campaña produjo la llamada. Vincule a quien llamó con su exportación de ventas y descubra qué llamadas se convirtieron en dinero.
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La brecha
Puede ver que una palabra clave produjo cuarenta llamadas. No puede ver que seis de ellas compraron, ni que dos de esas seis valieron todo el mes.
Qué se vendió, a quién y por cuánto.
El clic, la palabra clave, la llamada y cuánto costó cada uno.
El archivo
Tres cosas sostienen la coincidencia: quién, cuánto y cuándo. Todo lo demás es opcional y solo cambia cómo se puede desglosar el informe.
El identificador de llamadas de la llamada rastreada. Es la clave del cruce, y es excepcionalmente limpia: la captura la red y nadie la tipea.
Los campos de atribución de CallRail en el registro de la llamada. Esta es la mitad en la que CallRail es realmente bueno.
Se usa para ordenar la coincidencia cuando alguien llama más de una vez.
Permite comparar la tasa de llamadas calificadas de un canal con sus ingresos, que es donde ambas cosas a menudo no coinciden.
Paso a paso
Escrito para quien tiene CallRail abierto en la pestaña de al lado. Los nombres de los informes varían según la edición, así que cada paso indica qué buscar.
El registro de llamadas (Call Log) de CallRail se exporta a CSV con el número de quien llama y la fuente, la campaña y la palabra clave asociadas. Este es el archivo de leads.
Desde donde esté el dinero: su CRM o su sistema de gestión clínica, de trabajos o de contabilidad. Teléfono del cliente, monto, fecha.
El archivo de ventas debe llegar más atrás que el de llamadas, porque la llamada precede a la venta por semanas o meses.
El cruce es el número de teléfono, normalizado de ambos lados con una biblioteca telefónica adecuada y no con una comparación de texto.
Donde la tasa de llamadas calificadas de un canal y su posición por ingresos difieren, esa brecha suele ser lo más útil del informe.
Lo que recibe
Ingresos por canal, el número de ventas detrás de cada cifra y un grupo honesto para las que nadie pudo rastrear. Cifras de ejemplo, del caso práctico de la página Despachos de abogados, no de una cuenta de CallRail.
| Canal | Proporción | Ventas | Ingresos |
|---|---|---|---|
| Google Ads | 18 | $312,000 | |
| Meta Ads | 6 | $54,000 | |
| Email marketing | 3 | $30,000 | |
| Directo / Desconocido | 14 | $204,000 |
Las ventas sin coincidencia quedan en Directo / Desconocido. Nunca se reparten entre los canales pagados para que el total se vea mejor.
El argumento
CallRail es muy bueno en lo que hace. La inserción dinámica de números atribuye una llamada telefónica a una fuente, una campaña y una palabra clave, algo realmente difícil, y produce un identificador limpio: el número de quien llama, capturado por la red y no tipeado en un formulario.
Ese identificador limpio es la razón por la que esta combinación funciona tan bien. La mayoría de las fallas de atribución son fallas de coincidencia, y la mayoría de las fallas de coincidencia vienen de claves sucias: nombres mal escritos, email personal frente a email del trabajo, un formulario llenado por un asistente. Un identificador de llamadas no tiene ninguno de esos problemas.
Lo que el seguimiento de llamadas no puede hacer es saber qué pasó después de la llamada. Puede decirle que la llamada duró cuatro minutos y se etiquetó como lead. No puede decirle que quien llamó firmó un contrato en marzo por once mil dólares, porque ese dato vive en un sistema completamente distinto.
El indicador habitual de valor es la duración de la llamada o una etiqueta de calificación manual. Es un indicador razonable y tiene un sesgo sistemático: las llamadas largas, amables y minuciosas de gente que nunca compra puntúan bien, y las llamadas cortas y decididas de gente que ya sabía lo que quería puntúan mal.
Cuando clasifica los canales por llamadas calificadas y luego por ingresos, las dos listas difieren. Esa diferencia no es ruido, es lo que vale la pena saber: identifica el canal que llena el teléfono de conversación y el canal que lo llena de clientes.
Para un plomero, una llamada se convierte en días. Para un despacho de abogados, una residencia para adultos mayores, un constructor de viviendas a medida o un corredor de seguros comerciales, la llamada de febrero se convierte en ingresos en septiembre o más tarde.
Los informes de seguimiento de llamadas se organizan naturalmente en torno a la llamada, así que cuanto más lejos de ella están los ingresos, menos visibles se vuelven. Conciliar el registro de llamadas con una exportación de ventas que cubra un período más largo recupera exactamente esos ingresos, y son desproporcionadamente los ingresos grandes.
La mayoría de las empresas recibe ambos. Las llamadas pasan por CallRail; los formularios pasan por el sitio web hacia un CRM o una bandeja de entrada. Normalmente se reportan por separado y se comparan a ojo.
Subir ambos como archivos de origen los pone en un mismo eje, clasificados por ingresos cerrados. En la práctica, el reparto entre ellos varía enormemente según el sector, y muy pocas empresas lo han medido alguna vez como corresponde en lugar de suponerlo.
Un registro de llamadas tiene más ruido del que parece. Incluye clientes actuales que llaman por un trabajo en curso, proveedores, reclutadores, números equivocados y spam puro y duro, y todos se atribuyen al número que les tocó marcar.
Ese ruido infla las comparaciones de costo por llamada y no se reparte de forma pareja: un número de seguimiento muy publicitado acumula más que uno tranquilo. La vinculación con la exportación de ventas lo filtra por diseño: una llamada que nunca se convirtió en ingresos simplemente no aparece en la columna de ingresos.
También saca a la luz el caso contrario, que es más interesante. Un cliente actual que llama a un número rastreado y vuelve a comprar es un ingreso real, y si eso debe acreditarse a la campaña es una cuestión de criterio; por eso el informe muestra a los clientes recurrentes por separado en lugar de decidir por usted.
Preguntas justas
Eso funciona cuando alguien carga un valor en el registro de la llamada de forma sistemática. Esto lee el dinero del sistema que ya lo contiene, así que no depende de que nadie se acuerde.
No se cambia nada. CallRail se queda exactamente donde está y su exportación se convierte en el archivo de leads.
Ese es el caso normal y la razón por la que esto existe. Dos exportaciones, un cruce, por número de teléfono.
No. CallRail aporta el archivo de leads; esto agrega lo que quienes llamaron terminaron pagando. Los dos son complementarios por diseño.
El registro de llamadas con el número de quien llama, la fuente, la campaña, la palabra clave y la fecha.
Las ventas cerradas desde donde esté su dinero: CRM, sistema de gestión clínica, de trabajos o de contabilidad.
Por número de teléfono, normalizado de ambos lados con una biblioteca telefónica adecuada y no con una comparación de texto.
Entonces el vínculo es más débil y se marca para que lo revise una persona en lugar de contarse automáticamente.
Sí. Suba ambos como archivos de origen y se clasificarán por ingresos cerrados en un mismo eje.
Sí, y la discrepancia entre esas dos clasificaciones suele ser el resultado más útil.
Más que el archivo de llamadas, porque los ingresos llegan después de la llamada, a menudo meses después.
Sí. Cualquier proveedor que exporte el número de quien llama con una fuente funciona de la misma manera.
Cifrados en tránsito y en reposo, aislados por espacio de trabajo, eliminables con un clic, con DPA disponible.
Se reportan por separado en lugar de contarse en silencio, para que usted decida si los ingresos recurrentes deben acreditarse a la campaña.
Nunca aparecen en la columna de ingresos, porque no produjeron ingresos que vincular. Ese filtrado es automático.
Por sector
Cómo se ve el informe una vez cargada la exportación, escrito para cada uno.
Otros sistemas
¿Usa más de un sistema o está comparando? El método es el mismo; las columnas, no.
CallRail y los demás nombres de productos y logotipos de esta página pertenecen a sus propietarios y se muestran para identificar el software del que procede un archivo. CloseRev no está afiliada a ellos ni cuenta con su respaldo, y no se conecta a ninguno: lee un archivo que usted exporta.
Empiece hoy
Nada que instalar en CallRail, sin clave de API y sin necesidad de haber rastreado nada hasta ahora. El año pasado funciona igual de bien que este mes.
