Pour Filevine
Exportez les dossiers clos depuis Filevine, importez les fiches d’accueil qui les ont produits, et classez votre marketing sur les honoraires perçus plutôt que sur les mandats signés.
CloseRev lit un export Filevine des dossiers clos – le téléphone ou l’e‑mail du client, les honoraires perçus et la date de clôture – et le rapproche des fiches d’accueil qui ont produit la signature du mandat, souvent des années plus tôt. Le contentieux côté victimes produit le chiffre d’affaires le plus tardif et le plus inégalement réparti de ce catalogue : la plupart des dossiers sont modestes, et quelques-uns font vivre le cabinet. Les dossiers sans fiche d’accueil traçable sont déclarés en Direct / Inconnu.
Dernière vérification par rapport à la documentation de Filevine : 24 septembre 2026.
Le fossé
Vous dépensez beaucoup pour attirer de nouvelles demandes et vous jugez ces dépenses au coût par dossier signé, parce qu’attendre deux ans la vraie réponse n’est une option proposée par aucun outil de reporting.
Ce qui a été vendu, à qui, et pour combien.
Le clic, le mot-clé, l’appel, et ce que chacun a coûté.
Le fichier
Trois éléments portent le rapprochement : qui, combien et quand. Le reste est facultatif et ne change que la façon de découper le rapport.
Sur la fiche du client à qui appartient le dossier. Dans ce type de pratique, l’accueil des demandes se fait très majoritairement par téléphone : c’est le numéro qui compte le plus comme clé.
Les honoraires du cabinet, et non le montant brut de l’indemnisation. Le brut flatte les types de dossiers aux frais élevés et fait paraître meilleur qu’il ne l’était un canal qui produit des contentieux coûteux.
Quand le dossier a été réglé ou quand les honoraires ont été versés. Les deux fonctionnent : le versement se rattache à la trésorerie, la clôture à l’issue juridique.
Accident de la route, accident dans un lieu privé ou public, faute médicale, contentieux de masse. La répartition des honoraires diffère si fortement de l’un à l’autre qu’un chiffre global n’a presque aucun sens.
Pas à pas
Écrit pour quelqu’un qui a Filevine ouvert dans l’onglet d’à côté. Les noms des rapports varient selon l’édition : chaque étape dit ce qu’il faut chercher.
Une ligne par dossier, avec une coordonnée du client, les honoraires et une date. Cherchez l’export qui liste les dossiers clos avec leur issue financière.
L’indemnisation brute compte l’argent parti dans le remboursement des créances qui la grèvent (frais médicaux avancés, par exemple), les experts et les frais. Deux canaux au brut identique peuvent différer énormément dans ce que le cabinet a réellement gardé.
Call tracking, plateforme d’accueil des demandes, journaux de réponses aux campagnes TV et radio, fichiers de places de marché et de vendeurs de leads. Une coordonnée, plus la source.
Deux à quatre ans, c’est normal pour ce type de dossiers. C’est le cas le plus net du catalogue pour exporter tout ce que vous avez plutôt qu’une période commode.
La jointure se fait sur le numéro de téléphone, normalisé, et le rapport sépare les quelques gros honoraires des nombreux petits au lieu d’en faire la moyenne.
Ce que vous obtenez
Le chiffre d’affaires par canal, le nombre de ventes derrière chaque chiffre, et une catégorie honnête pour celles que personne n’a pu tracer. Chiffres d’exemple, tirés du cas détaillé de la page Dommage corporel – pas d’un compte Filevine.
| Canal | Part | Ventes | CA |
|---|---|---|---|
| Google Ads | 14 | $470,000 | |
| Meta Ads | 3 | $80,000 | |
| TV & radio | 3 | $90,000 | |
| Direct / Inconnu | 11 | $360,000 |
Les ventes non rapprochées restent dans « Direct / Inconnu ». Elles ne sont jamais réparties entre les canaux payants pour embellir le total.
L’argument
Côté victimes, les honoraires ne suivent pas une distribution normale, ni rien qui s’en approche. Une grande part du chiffre d’affaires de l’année peut venir d’un tout petit nombre de dossiers, et le reste du portefeuille couvre à peu près les frais.
Tout indicateur fondé sur une moyenne – coût par dossier signé, valeur moyenne d’un dossier, coût par lead – décrit donc la partie de l’activité qui ne se rentabilise pas. Ce n’est pas un guide approximatif, c’est un guide systématiquement trompeur.
Rapprocher les honoraires de leurs sources montre quel canal a produit les dossiers qui comptaient. Ce n’est souvent pas le canal qui produit le plus de mandats signés, et l’écart entre ces deux classements est toute la raison de l’exercice.
Les mandats signés arrivent en quelques semaines : on peut les compter, les déclarer, les optimiser. Les honoraires arrivent des années plus tard : sans un fichier comme celui-ci, on ne peut rien faire de tout cela.
Les dépenses d’acquisition sont donc optimisées vers ce qui se signe à bas prix, et les canaux qui signent à bas prix sont systématiquement ceux qui produisent les dossiers les plus faibles. L’optimisation fonctionne exactement comme prévu, et emmène le cabinet dans la mauvaise direction.
Lire les honoraires par dollar dépensé, source par source, est la seule version de la question qui mérite une réponse. Elle demande de la patience et un long fichier, rien d’autre.
Un accident de la route, une chute dans un lieu privé ou public et une faute médicale ont des cycles, des frais, des structures d’honoraires et des plafonds différents. Un cabinet qui traite les trois fait tourner trois entreprises.
Le marketing est acheté délibérément par type de dossier – mots-clés, créations et fournisseurs différents –, si bien qu’attribuer sans le type de dossier jette la dimension même autour de laquelle les dépenses ont été organisées.
Quand l’export le comporte, le rapport se ventile selon lui, et un canal qui paraissait médiocre dans l’ensemble se révèle souvent excellent pour un type et faible pour un autre.
Les dossiers transmis à un confrère rapportent tout de même des honoraires au cabinet, et les dossiers reçus d’un confrère en coûtent. Ni les uns ni les autres ne suivent le flux habituel, et tous représentent de l’argent réel lié à un client venu de quelque part.
S’ils sont absents de l’export, les sources qui produisent surtout des dossiers à transmettre sembleront ne rien produire. S’ils y figurent, elles se classent correctement.
Quand l’export distingue les honoraires de recommandation des honoraires gagnés sur les dossiers traités, gardez la distinction : les marges sont très différentes, et les décisions marketing qui en découlent aussi.
Questions légitimes
C’est justement pour cela qu’il faut procéder ainsi. Un fichier qui couvre quatre ans voit ce qu’aucune plateforme publicitaire ne voit, parce qu’il ne cherche pas à rendre compte d’une fenêtre.
Tout le monde le fait, et cela pousse vers les signatures bon marché. Les honoraires par dollar dépensé classent souvent les sources autrement.
Aucune n’est demandée. Une coordonnée, des honoraires et une date – pas de faits du dossier, pas de dossiers médicaux, pas de pièces, rien qui relève du secret professionnel.
Non. Il lit un fichier que vous avez exporté ; aucun identifiant du compte de votre cabinet n’est conservé.
Les dossiers clos, avec une coordonnée du client, les honoraires et une date.
Les honoraires du cabinet. Le brut compte l’argent parti dans les créances et les frais, et flatte les types de dossiers coûteux.
Aussi loin que ce que vous avez. Deux à quatre ans, c’est normal ici, et un fichier court induira en erreur.
Oui, et vous devriez le faire. La répartition des honoraires diffère tellement d’un type à l’autre qu’un chiffre global ne veut pas dire grand-chose.
Si vous captez les réponses – un numéro de suivi, une page de destination dédiée –, oui, sur le même axe que le numérique.
Incluez les honoraires de recommandation. Sinon, les sources qui produisent des dossiers à transmettre semblent ne rien produire.
Incluez-les à zéro. Une source qui produit des dossiers qui ne rapportent rien doit être classée en conséquence.
Oui, sur les honoraires perçus plutôt que sur leurs propres rapports, et c’est généralement la comparaison qu’un cabinet attend le plus.
Direct / Inconnu, et jamais attribués à la campagne qui tournait au moment où le dossier a été réglé.
Une coordonnée, des honoraires et une date, plus un type de dossier si vous en incluez un. Pas de faits du dossier, pas de dossiers médicaux, pas de pièces, rien qui relève du secret professionnel. Chiffrées en transit et au repos, isolées dans l’espace de travail de votre cabinet, supprimées avec l’import.
Les honoraires par source et par type de dossier, leur concentration plutôt qu’une moyenne, et tout ce qui n’a pas été rapproché laissé visible.
Par métier
À quoi ressemble le rapport une fois l’export importé, écrit pour chacun d’eux.
Autres systèmes
Vous utilisez plusieurs systèmes, ou vous comparez ? La méthode est la même, les colonnes ne le sont pas.
Filevine et les autres noms de produits et logos de cette page appartiennent à leurs propriétaires et servent à identifier le logiciel d’où provient un fichier. CloseRev n’est ni affilié à eux ni approuvé par eux, et ne se connecte à aucun d’eux : il lit un fichier que vous exportez.
Commencez aujourd’hui
Rien à installer dans Filevine, aucune clé API, et aucun besoin d’avoir suivi quoi que ce soit jusqu’ici. L’an dernier marche aussi bien que ce mois-ci.
