Il costo per cliente medio dello studio non descrive nessun dipartimento.

Un dipartimento di compravendite immobiliari ad alto volume e uno di contenzioso commerciale differiscono di un ordine di grandezza su ogni asse: valore della pratica, durata del ciclo, tasso di chiusura e stralci.

Un costo per cliente calcolato su tutto lo studio è la media di questi valori, non descrive nessun dipartimento e non può giustificare lo spostamento di un dollaro dall’uno all’altro.

Suddividere il fatturato per dipartimento, e associare ogni fatturazione al suo canale nell’esportazione dei record abbinati, lo trasforma in una serie di decisioni che un socio amministratore può davvero prendere: questa fonte per l’immobiliare, quella per la famiglia, nessuna delle due per il commerciale.

Impedisce anche che le pratiche grandi di un dipartimento lusinghino un canale che ha prodotto lavoro solo per un altro dipartimento.

Dove l’esportazione riporta il dipartimento, mappalo sul campo Prodotto / servizio; dove non lo riporta, farlo aggiungere vale più di qualsiasi altra cosa in questa pagina.

Il tempo registrato e non fatturato, e gli importi fatturati e non incassati, variano enormemente tra aree di pratica e tra i tipi di cliente che una fonte produce.

Classificare sul valore fatturato premia quindi il dipartimento e il canale che fatturano con più ottimismo, non quelli che incassano di più.

Usare sempre gli incassi elimina il problema, e dove esistono entrambe le cifre vale la pena misurare una volta la differenza per fonte.

Se le differenze maggiori stanno nei canali guidati dal prezzo, conviene saperlo prima del prossimo budget.

Qualunque criterio tu scelga, dichiaralo insieme al report, perché un numero di cui non si conosce il criterio non si può discutere.

Una compravendita immobiliare si chiude in settimane. Una controversia commerciale dura anni. Misurati con un’unica finestra, uno dei due viene sempre rappresentato male.

Non c’è nessuna finestra da impostare, né per dipartimento né in altro modo: ogni richiesta nel file è valida, quindi l’unica scelta è quanto indietro arrivano i file, e a nessun canale preferito si può concedere una regola più lunga.

Raggruppare il fatturato in base a quando è arrivata la richiesta invece che a quando è stata fatturata rende ogni dipartimento confrontabile con il proprio storico; il report data in base alla fatturazione, e per questo l’esportazione dei record abbinati riporta la data della richiesta.

La stessa esportazione dà la durata del ciclo per dipartimento e fonte, e dice allo studio con quanto anticipo su un trimestre tranquillo deve spendere.

Per uno studio che pianifica la capacità dei professionisti, quel numero ha un uso che va oltre il marketing.

Le agenzie immobiliari segnalano compravendite. I commercialisti segnalano lavoro commerciale. I clienti passati segnalano pratiche di famiglia. Sono relazioni completamente diverse che un’unica etichetta “segnalazione” riduce a una sola riga.

Registrare chi ha segnalato, e non solo che si trattava di una segnalazione, trasforma quella che può essere la fonte più grande dello studio in qualcosa che si può gestire, invece che solo apprezzare.

Con chi ha segnalato indicato nella colonna della campagna e classificato sui compensi incassati, può mostrare che poche relazioni producono una quota consistente del lavoro.

È un risultato a livello di soci, e cambia dove va lo sforzo relazionale dello studio molto più di qualsiasi decisione pubblicitaria. Mostra anche quali relazioni hanno smesso in silenzio di produrre, la metà che nessuno nota finché non è passato un anno.