Un preventivo non è un incarico, e un incarico non è una compravendita.

Nel lavoro immobiliare un potenziale cliente spesso chiede un preventivo a più studi, ne incarica uno, e poi la compravendita si conclude oppure no.

Un report che conta le richieste di preventivo misura l’interesse. Uno che conta gli incarichi misura i prezzi e la reattività dello studio. Solo le compravendite concluse misurano il fatturato.

Esportare le richieste di preventivo insieme alle parcelle mette i preventivi di ogni fonte accanto alle pratiche fatturate. Indica i preventivi diventati incarichi nel valore della campagna e il dettaglio separa i due passaggi: dal preventivo all’incarico, e dall’incarico alla conclusione.

Le fonti possono differire su entrambi, sul primo per ragioni di prezzo e sul secondo per ragioni che lo studio non può controllare.

Vedere quale è quale evita che uno studio tagli una fonte a causa di una catena di compravendite andata in fumo.

Il tasso tra preventivo e incarico è anche quello che lo studio controlla. Si muove con il prezzo, con la rapidità con cui parte il preventivo e con come si legge, e una fonte le cui richieste continuano a scegliere qualcun altro potrebbe dire allo studio qualcosa sul preventivo più che sulla fonte.

Agenzie immobiliari, mediatori creditizi ed ex clienti inviano una quota importante del lavoro immobiliare agli studi di cui si fidano.

Registrati come un’unica fonte chiamata segnalazioni, nascondono il fatto che un piccolo numero di relazioni può produrre la maggior parte degli onorari incassati sulle pratiche concluse.

Indicare chi ha segnalato ogni pratica nella colonna campagna permette al dettaglio di classificare i segnalatori sugli onorari delle pratiche concluse, non su quanti preventivi hanno girato.

Quella lista è quella che dovrebbe guidare le relazioni dello studio, e mostra anche i segnalatori il cui volume è calato senza che nessuno se ne accorgesse.

Classificarli sugli onorari delle pratiche concluse invece che sui preventivi conta, perché alcuni segnalatori girano moltissime richieste di clienti che cercano solo il prezzo più basso. In un conteggio dei volumi sembrano generosi e producono poco, e il dato sulle pratiche concluse è quello che lo dice con garbo.

Una compravendita che salta dopo l’incarico ha già consumato lavoro: visure richieste, verifiche avviate, documenti esaminati.

Se qualcosa di tutto questo venga fatturato dipende dalle condizioni dello studio, e dove non lo è, una pratica saltata è un costo senza fatturato.

Il tasso di pratiche saltate può cambiare in base alla fonte: un segnalatore le cui catene di compravendite continuano a crollare costa allo studio più di quanto suggerisca il suo numero di preventivi.

Tenere le pratiche saltate nel file dei lead, indicate nel valore della campagna, rende visibile quel costo per fonte, cosa che un report basato solo sul fatturato non può fare.

Chi ha comprato tramite lo studio spesso vende tramite lo stesso studio anni dopo, e nel frattempo può aver bisogno di un testamento, di un contratto di locazione o di una surroga del mutuo.

Un report che guarda solo la prima pratica accredita alla fonte una sola compravendita e si perde la relazione che ha avviato.

Ogni pratica successiva viene accreditata alla fonte della prima, quindi le parcelle su un periodo più lungo si sommano per fonte; una colonna prima pratica/ripetuta mappata come Prodotto / servizio mostra quali fonti producono clienti che tornano.

Può essere l’argomento a favore delle relazioni con i segnalatori, che producono clienti che si fidano già dello studio prima di arrivare.

È anche l’argomento per considerare la conclusione l’inizio di qualcosa e non la fine. Un cliente che conclude soddisfatto è il futuro incarico più economico dello studio, e il report è il modo in cui uno studio scopre quali fonti producono clienti così.