Pour AdvancedMD
Exportez les paiements encaissés depuis AdvancedMD, importez les demandes à côté, et classez votre marketing sur ce qui a réellement été perçu.
CloseRev lit un export AdvancedMD des paiements encaissés – le téléphone ou l’e‑mail du patient, le montant perçu et la date de la consultation – et le rapproche des appels et des formulaires qui ont produit le rendez-vous. Il répond à la question de savoir quel marketing a amené des patients effectivement reçus et dont les soins ont été payés, et non lequel a produit des demandes de rendez-vous. Les consultations sans demande traçable sont présentées en Direct / Inconnu.
Dernière vérification par rapport à la documentation de AdvancedMD : 24 septembre 2026.
Le fossé
L’agenda est plein et le rapport d’encaissements est correct. Lequel de vos canaux marketing a rempli l’un ou l’autre, personne au cabinet ne sait le dire.
Ce qui a été vendu, à qui, et pour combien.
Le clic, le mot-clé, l’appel, et ce que chacun a coûté.
Le fichier
Trois éléments portent le rapprochement : qui, combien et quand. Le reste est facultatif et ne change que la façon de découper le rapport.
Sur le dossier patient plutôt que sur la consultation. Les cabinets recueillent presque toujours un téléphone et moins souvent un e‑mail : les deux colonnes méritent leur place dans le fichier.
Ce qui a été perçu du patient et de l’organisme payeur, et non ce qui a été facturé. Le montant facturé est une position de négociation ; l’encaissé est du chiffre d’affaires.
Les deux fonctionnent, et elles répondent à des questions différentes. La date de consultation renvoie à la venue du patient ; la date de paiement renvoie à la trésorerie, qui pour les actes pris en charge par une assurance arrive bien plus tard.
Ce qui distingue vos activités de soins. C’est la ventilation qui montre quel canal amène des consultations courantes et lequel amène des interventions.
Pas à pas
Écrit pour quelqu’un qui a AdvancedMD ouvert dans l’onglet d’à côté. Les noms des rapports varient selon l’édition : chaque étape dit ce qu’il faut chercher.
Une ligne par consultation ou par paiement, avec une coordonnée du patient, le montant encaissé et une date. Cherchez l’export qui liste ce qui a été perçu plutôt que ce qui a été facturé.
Le facturé inclut ce qui a été passé en perte, ajusté et jamais payé, et cela varie systématiquement selon l’organisme payeur. Une activité mal recouvrée ressemblera à votre meilleur marketing si vous utilisez le facturé.
Call tracking, formulaire du site, fiches d’annuaires et tout module de prise de rendez-vous. Une coordonnée et l’origine de la demande.
La consultation a lieu en mars, le paiement arrive en juin. Si vous rapprochez sur la date de paiement, le fichier des ventes doit aller bien au-delà du fichier des demandes.
La jointure se fait sur le téléphone et l’e‑mail, normalisés des deux côtés, et les premières consultations sont présentées à part des consultations de suivi.
Ce que vous obtenez
Le chiffre d’affaires par canal, le nombre de ventes derrière chaque chiffre, et une catégorie honnête pour celles que personne n’a pu tracer. Chiffres d’exemple, tirés du cas détaillé de la page Cliniques médicales – pas d’un compte AdvancedMD.
| Canal | Part | Ventes | CA |
|---|---|---|---|
| Google Ads | 41 | $148,200 | |
| Meta Ads | 33 | $81,900 | |
| Marketing par e‑mail | 16 | $39,000 | |
| Direct / Inconnu | 44 | $120,900 |
Les ventes non rapprochées restent dans « Direct / Inconnu ». Elles ne sont jamais réparties entre les canaux payants pour embellir le total.
L’argument
L’agenda d’un cabinet est surtout fait de consultations de suivi, que le marketing n’a pas produites ce mois-ci et, dans la plupart des cas, pas non plus cette année.
Comptés ensemble, tous les canaux paraissent faibles, parce que le dénominateur est rempli de gens qui reviendraient de toute façon. Comptés séparément, les canaux d’acquisition peuvent être jugés sur ce qu’ils ont réellement fait.
Le rapport sépare la première consultation d’un patient de tout ce qui suit. Cela répond aussi à la question la plus intéressante – un canal amène-t-il des patients qui restent ? – qu’aucune plateforme publicitaire n’a jamais pu voir.
Deux patients aux consultations identiques peuvent rapporter des montants très différents selon leur assurance, leur contrat, leur franchise et selon qu’ils paient eux-mêmes ou non.
La répartition des payeurs n’est pas la même d’un canal marketing à l’autre. Une campagne qui cible un quartier, une tranche d’âge ou une spécialité amènera une répartition différente d’une campagne qui en cible un autre, et l’écart se voit dans les encaissements plutôt que dans le nombre de rendez-vous.
C’est pourquoi l’encaissé, et non la consultation, est la bonne unité. C’est aussi pourquoi un cabinet peut découvrir que sa source de rendez-vous la moins chère est sa source de chiffre d’affaires la plus coûteuse.
Un bilan annuel et une intervention programmée se situent aux deux extrémités de l’économie d’un cabinet, et ils naissent de recherches totalement différentes.
Mélangés dans un seul chiffre, le volume des soins courants écrase le chiffre d’affaires des interventions dans les comptages, et le chiffre d’affaires des interventions écrase les soins courants dans les montants. Aucun des deux chiffres ne décrit quoi que ce soit sur quoi agir.
Quand l’export contient une spécialité, le rapport se ventile selon elle, et cette ventilation explique généralement pourquoi un canal qui semblait cher par rendez-vous était celui qu’il fallait garder.
Une coordonnée, un montant et une date, plus une spécialité si vous en incluez une. Aucune note clinique, aucun diagnostic, aucun code d’acte en dehors de cette colonne facultative, aucun identifiant d’assurance.
Le rapprochement ne pourrait rien en faire, et c’est tout l’intérêt : un système qui n’a jamais besoin que de trois colonnes ne peut pas exposer les soins d’un patient, puisqu’on ne les lui a jamais transmis.
Questions légitimes
C’est vrai, et la réponse n’est pas fiable, toujours dans le même sens : les gens répondent « internet », « un ami », ou ne s’en souviennent pas. Ici, on lit la demande et le paiement.
Alors rapprochez sur la date de consultation, ou élargissez le fichier. Les deux fonctionnent ; ce qui ne fonctionne pas, c’est une période plus courte que le délai.
Une coordonnée, un montant et une date. Aucun dossier médical, aucun diagnostic, aucun identifiant d’assurance – rien de tout cela n’est nécessaire, et rien de tout cela n’est demandé.
Non. Il lit un fichier que vous avez exporté : vos dossiers médicaux et votre plateforme de télétransmission des demandes de remboursement sont hors de portée – il n’existe rien pour les atteindre.
Les paiements encaissés avec une coordonnée du patient, le montant et une date.
Encaissé. Le facturé inclut tout ce qui a été passé en perte et ajusté, ce qui varie selon l’organisme payeur et flatterait les mauvais canaux.
L’une ou l’autre, de façon constante. La date de consultation renvoie à la visite, la date de paiement à la trésorerie, et pour les actes pris en charge elles peuvent être séparées de plusieurs mois.
Oui, et vous devriez le faire. Les consultations de suivi ne relèvent pas du marketing de ce mois-ci, et les inclure fait paraître chaque canal faible.
Oui, si l’export en contient une. Les soins courants et les interventions sont produits par des marketings différents et n’ont pas la même valeur.
Énormément, et c’est pourquoi l’encaissé, plutôt que le rendez-vous, est la bonne unité : une même consultation n’encaisse pas la même chose selon le contrat.
Au-delà du fichier des demandes, et plus loin encore si vous rapprochez sur la date de paiement.
Ils ne peuvent pas être rapprochés et sont présentés en Direct / Inconnu au lieu d’être attribués à un canal.
Oui, si l’export indique le site. Une moyenne de groupe ne décrit généralement aucun de ses sites.
Une coordonnée, un montant et une date, plus une spécialité si vous en incluez une. Aucune note clinique, aucun diagnostic, aucun identifiant d’assurance. Chiffrées en transit et au repos, isolées dans l’espace de travail de votre cabinet, et supprimées avec l’import.
Le chiffre d’affaires encaissé par canal, les nouveaux patients séparés des patients déjà suivis, et tout ce qui n’a pas été rapproché, laissé visible.
Par métier
À quoi ressemble le rapport une fois l’export importé, écrit pour chacun d’eux.
Autres systèmes
Vous utilisez plusieurs systèmes, ou vous comparez ? La méthode est la même, les colonnes ne le sont pas.
AdvancedMD et les autres noms de produits et logos de cette page appartiennent à leurs propriétaires et servent à identifier le logiciel d’où provient un fichier. CloseRev n’est ni affilié à eux ni approuvé par eux, et ne se connecte à aucun d’eux : il lit un fichier que vous exportez.
Commencez aujourd’hui
Rien à installer dans AdvancedMD, aucune clé API, et aucun besoin d’avoir suivi quoi que ce soit jusqu’ici. L’an dernier marche aussi bien que ce mois-ci.
